Salvar e compartilhar arquivos do Excel: rápido e fácil

Informações importantes que podem ajudar

Se vários colegas estiverem trabalhando em um projeto ou tarefa, geralmente é necessário trabalhar juntos em uma pasta de trabalho do Excel ou em uma tabela do programa Excel. Antes de liberá-lo, no entanto, certifique-se de selecionar o formato correto e salvar o arquivo Excel corretamente. Além disso, os usuários devem prestar atenção ao tamanho do arquivo e dividi-lo, se possível. Às vezes, porém, a publicação dos dados é suficiente para que sejam acessados.

Salvar arquivo do Excel: funciona assim

Usando a combinação de teclas para Excel "Ctrl + S" ou via "Arquivo> Salvar" ou "Salvar como", é possível salvar o arquivo Excel atual com um nome de arquivo individual. Além de seus tipos de arquivo .xls e .xlsx padrão, o Excel oferece salvamento em formato OpenDocument ou PDF.

Suas pastas de trabalho do Excel podem ser salvas no local de armazenamento desejado, especificando o local de armazenamento padrão com antecedência. O local de armazenamento também pode ser alterado em apenas algumas etapas. Às vezes, é útil se a pasta ou o caminho de armazenamento do documento for exibido em uma célula na pasta de trabalho. Isso é o que esta função de tabela torna possível.

Salve o arquivo do Excel com uma cópia de backup

É aconselhável fazer cópias de backup de arquivos importantes do Excel antes de fazer alterações no documento. Uma cópia de backup pode ser criada usando algumas funções do Excel ou usando uma macro. Você também pode configurar sua pasta de trabalho do Excel de forma que uma cópia de backup da versão anterior da pasta de trabalho seja salva sempre que uma alteração for feita.
Dados e tempo valioso de trabalho podem ser perdidos como resultado de uma falha de energia ou do fechamento não intencional de um arquivo Excel não salvo. Portanto, é aconselhável ativar a função Excel "AutoRecover" para iniciar o armazenamento automático de dados.

Vídeo de instrução: Microsoft Excel: salve um arquivo e compartilhe-o com outros usuários

Compartilhar arquivo do Excel: as possibilidades

Se você gostaria de compartilhar os dados de uma pasta de trabalho do Excel ou um documento com outros usuários, existem outras opções disponíveis para você, além das funções de liberação integradas:

• Um diagrama dos dados armazenados pode ser publicado na intranet da empresa ou em um site, por exemplo. Para fazer isso, você deve usar algumas funções para exportar os dados de uma lista do Excel como um gráfico. O Excel também oferece a opção de copiar uma subárea desejada de uma tabela do Excel como um gráfico para inseri-la e exibi-la em uma apresentação ou em outro aplicativo.
• Listas do Excel ou planilhas individuais podem ser enviadas de forma fácil e rápida para colegas de trabalho por e-mail. A integração de um botão adequado na barra de ferramentas do Excel facilita o envio e também o uso desta macro útil.
• Uma pasta de trabalho do Excel também pode ser compartilhada em uma rede e, portanto, editada por vários usuários. Antes disso, a pasta de trabalho pode ser copiada usando uma macro e salva com um nome de arquivo diferente.
• Por fim, você pode compartilhar o arquivo do Excel salvando a pasta de trabalho em uma nuvem online como o OneDrive. Isso permite que outros usuários editem o arquivo.

Compartilhar um arquivo do Excel é mais seguro

Além dos dados do Excel, algumas funções também protegem as informações fornecidas:

• As assinaturas digitais podem ser convenientemente integradas a um arquivo ou pasta do Excel para garantir a integridade e autenticidade dos dados. Uma assinatura digital indica a outras pessoas que o conteúdo da pasta de trabalho ou documento foi verificado e assinado.
• Antes que uma planilha ou pasta de trabalho do Excel seja fornecida em qualquer forma a colegas de equipe ou qualquer outra pessoa, deve-se eliminar os dados e informações pessoais.
• A proteção das fórmulas em uma planilha ou pasta do Excel evita alterações indesejadas quando várias pessoas estão trabalhando em um documento.
• Antes de passar adiante uma pasta de trabalho, pode ser útil copiar as planilhas individuais em uma nova pasta de trabalho do Excel e substituir as fórmulas por valores.

O formato certo para compartilhar um arquivo Excel

As empresas e negócios costumam usar versões mais recentes e mais antigas do Excel. Às vezes, pode ser necessário alterar o tipo de arquivo de um arquivo do Excel:

• Usando o menu do Excel, um arquivo pode ser salvo com relativa facilidade como PDF.
• Um arquivo ou tabela do Excel pode ser salvo no formato CSV em apenas algumas etapas.
• Para que um arquivo Excel seja compatível com versões anteriores, ele pode ser salvo no formato de arquivo XLS.
• Todo o conteúdo de uma pasta pode ser convertido no formato de arquivo XLSX usando uma ferramenta da Microsoft.
• Uma verificação de compatibilidade manual pode ser realizada para que os arquivos Excel salvos possam ser lidos por versões mais antigas do programa.

Reduza o tamanho de uma pasta de trabalho do Excel

Não é tão fácil compartilhar uma tabela do Excel com vários milhares de linhas. Antes de dividir um arquivo Excel grande, é necessário, por exemplo, B. dividir usando uma macro. No entanto, você também pode usar essas dicas para reduzir significativamente o tamanho do arquivo. Com as versões mais antigas e mais recentes do Excel, você pode compactar uma imagem ou todos os gráficos na pasta e escolher entre diferentes resoluções.

Conclusão: salve um arquivo do Excel e compartilhe-o com outros usuários

Quando outras pessoas precisam dos dados em uma pasta de trabalho do Excel, os usuários têm várias opções. Primeiro, os usuários devem salvar o arquivo Excel. Vários tipos de arquivo estão disponíveis para isso. Para compartilhar um arquivo do Excel, um nome de arquivo exclusivo deve ser especificado com antecedência. Além disso, uma cópia de segurança pode ser feita antes de possíveis alterações, por exemplo, com a ajuda de macros. O programa Excel também permite que você reduza o tamanho dos arquivos do Excel ou divida a pasta de trabalho, altere o formato do arquivo ou insira uma assinatura digital antes que os usuários compartilhem o arquivo do Excel com outras pessoas.

Mais artigos interessantes no Excel

• Se várias pessoas estiverem trabalhando em uma planilha do Excel, é útil reconhecer as alterações no conteúdo ou nas fórmulas.
• A planilha completa do Excel de uma pasta de trabalho pode ser rapidamente movida ou copiada para outra pasta de trabalho do Excel.
• Linhas vazias podem ser removidas permanentemente com uma função de filtro automático.
• A exclusão de conteúdo supérfluo reduz o tamanho do arquivo de um arquivo do Excel.
• As fórmulas do Excel em uma pasta de trabalho podem ser convertidas em números de uma só vez.
• Um gráfico de visualização pode ser armazenado para arquivos do Excel.
• Com a ajuda desta função de log, você sempre pode ver a hora e a pessoa que alterou o conteúdo da célula.

Perguntas frequentes

Como posso compartilhar uma planilha do Excel?

Abra a pasta de trabalho e clique na guia Revisão. Navegue por meio de "Alterações" até a opção de liberação "Os usuários têm permissão para editar áreas". Selecione "Novo" no menu Permissões do usuário antes de definir a tabela compartilhada.

Onde posso encontrar os backups automáticos do Excel?

Ao ativar a função de AutoRecuperação, o Excel salva o espaço de trabalho atualmente aberto a cada dez minutos na configuração padrão. A cópia de backup deve estar na mesma pasta do arquivo original.

Como posso desativar a proteção contra gravação de uma pasta de trabalho?

Abra sua pasta de trabalho. Clique em "Informações" no menu de arquivos e desative a caixa "Bloqueado" na área geral.