Várias instruções e dicas passo a passo
Muitas atividades no setor profissional ou privado são redundantes. Isso se aplica ao trabalho manual no setor artesanal, bem como às tarefas realizadas no PC. Uma atividade que se repete continuamente é o design de um e-mail com o Microsoft Office. Citações, cartas de apresentação para uma fatura ou documentos privados geralmente contêm o mesmo texto ou similar e são idênticos em termos de texto, estrutura e formatação.
Por razões de eficiência, faz sentido automatizar a escrita dessas mensagens criando modelos no Outlook. Os usuários do Microsoft Office estão particularmente familiarizados com o trabalho com modelos do Microsoft Word ou do programa de apresentação do PowerPoint. No programa de processamento de texto ou no software de apresentação, os modelos devem ser usados como padrão. Templates ou templates específicos facilitam a concepção de apresentações ou a construção de cartas comerciais. Você pode proceder de forma semelhante no Microsoft Outlook para evitar redundâncias na criação de e-mails.
Instruções passo a passo: Crie modelos no Outlook
Para criar um modelo no Outlook, faça o seguinte:
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Abra um “Novo E-mail” na guia “Iniciar” do Outlook e crie-o individualmente com texto e outros dispositivos estilísticos para que possa ser usado como modelo. Você também tem a opção de abrir um novo e-mail com a combinação de teclas CTRL + N.
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Após a criação do e-mail, salve-o clicando na guia “Arquivo” no item de menu “Salvar como” ao invés de enviar a mensagem normalmente através do campo “Enviar”.
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Será aberta uma janela na qual você pode salvar sua mensagem. Para salvar o e-mail como um modelo, é essencial escolher o tipo de arquivo correto. Você pode encontrar isso ao clicar na caixa de diálogo em "Tipo de arquivo". Selecione a entrada "Modelo do Outlook" como o tipo de arquivo. Um modelo do Outlook é sempre abreviado com a extensão de arquivo * .oft. Se você configurou o Microsoft Word como seu editor de e-mail, o formato OFT (modelo do Outlook) não estará disponível para seleção. Como opção, você pode salvar o e-mail no formato de mensagem do Outlook ou o arquivo no formato HTML. Nesse caso, ele não pode ser usado como modelo no Outlook.
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Com um clique em "Salvar", você salva o novo modelo em sua pasta de modelos pessoais. Você deve escolher uma descrição adequada e compreensível como nome para os modelos. Por padrão, a pasta de modelos pessoais pode ser encontrada no seguinte local no Windows: "C: \ users \ username \ appdata \ roaming \ microsoft \ templates."
Importante: Se os e-mails criados forem usados exclusivamente para reenvio e não salvos como um modelo, use a função de rastreamento no Microsoft Outlook.
O modelo que você criou no Outlook está imediatamente disponível para uso.
Crie um novo e-mail a partir de um modelo - é assim que funciona
Se quiser criar um novo e-mail a partir de um modelo criado anteriormente, você pode usar o seguinte esquema:
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Em vez de abrir um novo e-mail usando o botão “Novo e-mail”, navegue até o botão “Novos itens” no menu. Em Elementos, selecione o campo: "Elementos adicionais> Selecionar formulário".
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Na janela seguinte, clique no campo "Selecionar formulário" da lista de Pesquisa na opção "Modelos no sistema de arquivos".
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A pasta padrão "Modelos" é então aberta. Nesta pasta você encontrará modelos do Outlook com o tipo de arquivo *.muitas vezes da mesma forma outros modelos do Office para Word, Excel ou PowerPoint. Se o seu modelo estiver salvo em uma pasta diferente, clique em "Procurar" e selecione o modelo desejado.
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Na última etapa, selecione o modelo desejado e clique em "Abrir".
Seu modelo será aberto no editor de e-mail do Outlook. Você pode individualizar isso antes de enviar e adicionar módulos rápidos. Além das alterações textuais, você deve inserir o (s) destinatário (s) nos campos Para, CC ou Cco. Também é essencial inserir um assunto significativo e verificar se há erros de ortografia e caracteres na mensagem antes de enviar. Depois que seu e-mail criado a partir do modelo for preenchido, ele pode ser enviado normalmente.
Geralmente, os modelos do Outlook não precisam ser usados para e-mails. Se suas tarefas incluem o envio diário de solicitações de reunião com o mesmo conteúdo ou semelhante para destinatários equivalentes, os modelos também podem ser úteis e economizar tempo.
Faz sentido tornar os processos e pedidos recorrentes mais eficientes criando modelos no Outlook. Em vez de escrever textos iguais ou semelhantes várias vezes ao dia, os modelos ajudam a economizar tempo e garantem uma analogia com e-mails. Isso é particularmente útil em um contexto de negócios, por exemplo, com ofertas para clientes e partes interessadas.
Resumo e conclusão: É eficiente e simples criar e usar modelos no Outlook
Para evitar redundâncias no fluxo de trabalho diário, é conveniente criar modelos. Semelhante ao Microsoft Word ou PowerPoint, isso também é possível no Microsoft Outlook com apenas alguns cliques do mouse.
Você pode salvar um modelo na pasta de modelos padrão em apenas algumas etapas. O design de novas mensagens a partir de modelos também é feito com apenas alguns cliques. Este procedimento garante economia de tempo, conformidade no atendimento de consultas e redução de erros na geração de correspondências. Os modelos do Outlook também podem ser usados para solicitações de reuniões ou compromissos. Os usuários que usam modelos especificamente são mais eficientes e usam as funções do Outlook de maneira profissional.