Boa gestão de dados: tarefas, ferramentas e um conceito

Estes são os quatro tipos de dados que você deve saber com certeza

A questão do gerenciamento correto de dados está se tornando cada vez mais importante para as empresas. Afinal, grandes quantidades de dados são processados nas empresas todos os dias e disponibilizá-los por um lado e protegê-los por outro é apenas uma parte do gerenciamento de dados.

O que inclui o gerenciamento de dados? uma definição

A gestão de dados refere-se à coleta, uso e armazenamento de dados levando em consideração alguns parâmetros. Os dados devem ser gerenciados de forma econômica, segura e eficiente. O gerenciamento de dados deve permitir que os funcionários em empresas e outras organizações usem dados para atingir metas, tomar decisões, implementar medidas e, assim, aumentar o valor da empresa. Este uso de dados deve ocorrer sob certas especificações e sempre ser otimizado.

Nesse contexto, o gerenciamento de dados e o gerenciamento de processos estão intimamente ligados. Afinal, em muitas empresas, os dados são o que constitui um ativo da empresa. Processos correspondentes são essenciais para proteger este valor de forma eficiente, mas também para criar novos valores e poder acessar os dados existentes sem problemas.

Para uma gestão de dados responsável e eficiente, as empresas precisam de um conceito que englobe todos os aspectos:

• Coletar dados
• guardar dados
• dados do processo
• Dados de arquivo
• deletar dados

Na melhor das hipóteses, esse conceito leva em consideração os requisitos de gerenciamento de dados da empresa e a segurança e proteção dos dados.

Existem 4 tipos diferentes de dados

Para fazer uma abordagem holística do gerenciamento de dados, é importante que você compreenda os diferentes tipos de dados. Afinal, por exemplo, dados pessoais, como nomes e endereços de funcionários, desejam ser tratados de forma diferente dos dados que você publica no site da sua empresa de forma legível para todos.

Dados pessoais

Todos os dados relativos a pessoas específicas, como nomes, endereços ou dados bancários de funcionários, são dados pessoais. No entanto, os dados de medição e os dados do cliente coletados também contam como dados pessoais. Todos os dados relativos aos nossos próprios funcionários e clientes, bem como a terceiros, contam como dados pessoais. Estes devem ser especialmente protegidos.

Dados confidenciais da empresa

Todos os dados relativos a segredos da empresa, como documentos fiscais e contábeis, são dados confidenciais da empresa. Os dados gerados no decorrer dos projetos, como cálculos, receitas, dados de pesquisas e conhecimentos técnicos, também são classificados como informações sensíveis. Procedimentos ou processos internos, listas de clientes e estratégias corporativas também contam nesta área. Aqui é importante definir claramente quais informações devem ser protegidas e quais não, como parte do gerenciamento de dados. Normalmente, as empresas fazem com que os novos funcionários assinem um acordo de confidencialidade quando ingressam na empresa, com o qual se comprometem a não divulgar quaisquer dados confidenciais da empresa a terceiros.

Dados secundários

Os dados secundários surgem de dados primários processados posteriormente. Eles se referem a todos os dados criados para uma finalidade diferente e também ocorrem como parte de uma medida. Se, por exemplo, as placas dos funcionários ou clientes podem ser vistas nas fotos tiradas e publicadas nas próprias instalações da empresa, trata-se de dados secundários. Mesmo que, por exemplo, tenha sido feito um levantamento, podem surgir dados secundários. O questionário real é composto de dados primários e os resultados, que são resumidos a partir desses dados primários e não permitem mais nenhuma conclusão sobre os respondentes, são então os dados secundários.

Dados publicamente disponíveis

Se os dados forem compartilhados com o público no site da própria empresa ou em documentos impressos, eles devem atender a determinados requisitos. Por exemplo, nenhum direito autoral ou direito de marca registrada pode ser infringido por, por exemplo, marcas diferentes da sua podem ser vistas em uma foto. Seus próprios logotipos e slogans devem ser protegidos contra roubo por terceiros, por exemplo, registrando-os como uma palavra ou marca figurativa.

Gerenciamento de dados: Existem essas tarefas

Existem várias tarefas envolvidas no gerenciamento de dados.

• Coleção de dados Levando em consideração a economia de dados, ou seja, apenas os dados realmente necessários podem ser coletados. No Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR), esse dever de economia está estabelecido.
• Garanta a qualidade dos dadostrabalhando com cuidado ao inserir dados.
• Uso de dados torná-lo transparente.
• Evite transferências de dados, se possível. Quanto mais dados são movidos de A para B, mais vulnerável você se torna a violações de segurança ou perda de dados.
• Torne as fontes de dados facilmente acessíveis.
• Armazene dados com segurança, por exemplo, na nuvem ou no software de banco de dados fornecido para esse fim.
• Dados seguros e criar backups regularmente, por exemplo na nuvem ou em mídia de armazenamento externa.
• Proteja os sistemas de arquivos e toda a TI, de ataques de hackers ou malware. Isso é possível com firewalls e proteção antivírus atualizada.
• Proteção de dados internos atribuindo direitos nos sistemas de dados. Afinal, dados de funcionários, por exemplo, também devem ser protegidos de outros funcionários.
• Proteja o hardware, contra incêndio, danos causados pela água ou sobretensão.
• Comunicar competência no manuseio de dadospara evitar operação incorreta.
• Verifique a qualidade dos dados, de preferência em uma regularidade fixa.
• Arquivamento de dadospara manter o menor volume possível de dados nos sistemas e dispositivos atualmente em uso. Por exemplo, os dados também devem ser armazenados para a repartição de finanças por determinados períodos de tempo, independentemente de ainda serem necessários para as operações comerciais atuais.
• Excluir dados permanentementea fim de criar espaço, por um lado, e livrar-se da responsabilidade pela proteção de dados, por outro. Deve-se verificar cuidadosamente de antemão se os dados a serem excluídos podem realmente ser excluídos permanentemente ou se, afinal, não serão necessários em outro lugar. Excluir não é o mesmo que excluir, portanto, os dados em alguns discos rígidos são simplesmente substituídos. Para realmente removê-los, você deve trabalhar com programas apropriados, como o CCleaner.
• Observe a segurança jurídica e por meio de um análise regular de seus próprios dados seguir leis comuns.
• Percepções transparentes fazer e compartilhar com outros.

Desafios e objetivos na gestão de dados

O desafio do gerenciamento de dados é que todas essas tarefas são interligadas e projetadas da maneira mais eficiente e prática possível. Todos os funcionários devem ter acesso aos dados de que precisam, sem negligenciar a proteção de dados. A chamada diretriz de governança de dados pode ser útil para as empresas. Isso define como os dados são tratados na empresa.

Desafios especiais na gestão de dados surgem, entre outras coisas, a partir destes aspectos:

• quantidade crescente de dados (big data)
• ataques cada vez mais pérfidos à segurança de dados por hackers
• Requisitos legais em constante mudança, o que significa que as empresas devem estar sempre atualizadas

Mudanças dentro de uma organização também complicam o manuseio de dados. Como o tema gestão de dados está se tornando cada vez mais importante em muitas empresas, agora existem até cargos permanentes, os chamados gestores de dados, que tratam exclusivamente desse tema.

Gerenciamento de dados: 4 soluções de software possíveis

Existem várias opções e muitas soluções de software prontas para gerenciamento de dados nas empresas:

Sistemas de gerenciamento de conteúdo	CMS são sistemas nos quais o conteúdo e as informações são agrupados. Os bancos de dados também podem ser integrados a sistemas de gerenciamento de conteúdo.
Gerenciamento de dados mestre	Gerenciamento de dados principais significa a administração central dos dados principais, ou seja, os dados principais de uma organização. Sejam dados de funcionários ou dados de clientes - todos eles se enquadram nos dados mestre e requerem proteção especial.
Sistemas de planejamento de recursos empresariais	Com esse software holístico, todos os recursos de uma organização podem ser registrados. Nele podem ser mapeados equipamentos de trabalho, materiais, despesas mensais dos funcionários e muito mais.
Sistemas de gestão de documentos	Esses sistemas podem ser usados para armazenar, classificar, gerenciar e arquivar documentos. Por exemplo, o ecoDMS é adequado para pequenas empresas e empresas individuais.

Inúmeras ferramentas e programas para gerenciamento de dados são oferecidos pelo Google, Oracle, SAP e muitas outras grandes empresas.

Gestão de dados para particulares

Para freelancers, empresas em nome individual e pequenas startups, o tópico de gerenciamento de dados também é relevante desde o primeiro dia e eles devem procurar o software correspondente em um estágio inicial.

O tópico de gerenciamento de dados também é relevante como pessoa privada, embora em um nível menor. Em um computador doméstico, smartphone e tablet, há uma grande quantidade de dados que precisam ser classificados, gerenciados e armazenados em backup.

Ferramentas úteis para gerenciamento de dados

Você pode gerenciar dados com as ferramentas certas - existe o software certo para cada finalidade:

• Com Order In My Folder, você pode classificar e gerenciar arquivos em seu computador Windows.
• O DirPrintOK imprime as visões gerais de sua pasta e arquivo como uma lista.
• Com o VisiPics, você pode localizar fotos duplicadas em seu disco rígido e excluir imagens desnecessárias para liberar espaço para novos dados.
• O DupeGuru o ajudará a encontrar arquivos duplicados. Você pode classificar por diferentes tipos de arquivos, como música, imagens e muito mais.
• Desbloqueie arquivos bloqueados com Unlocker.
• O software Jajuk permite importar sua coleção de músicas e, em seguida, classificá-la.
• Terminplaner.net é uma ferramenta simples para gerenciar seus arquivos.
• O Ant Movie Catalog ajuda a catalogar vídeos, DVDs e Blu-rays.
• O gerenciador de arquivos Double Commander é adequado para copiar e mover arquivos para criar ordem no computador. Você também pode usar este programa para renomear arquivos em lote.
• Dircomp permite comparar pastas completas umas com as outras para manter o estoque de dados consistente.
• Com o download "Excluir Pastas Vazias Rapidamente", você pode facilmente excluir pastas vazias no Outlook.
• O Folder Axe permite dividir pastas contendo grandes quantidades de arquivos em duas ou mais pastas.
• A ferramenta Toucan tem apenas uma função: copiar arquivos com conforto e segurança. Ele faz esse trabalho de maneira satisfatória.
• Você pode ler livros de áudio com CDex ou EasyTag e salvá-los em seu disco rígido.
• Com IsoBuster você pode ler arquivos de imagem.

Dicas e truques para um bom gerenciamento de dados

Um bom gerenciamento de dados começa com as ferramentas certas, mas requer muito mais. Se você seguir algumas regras, estenderá o ciclo de vida de seus dados e salvará o caos em seu sistema:

• Mantenha a alta qualidade dos dados desde o início. Em primeiro lugar, não arquive dados incorretos, incompletos, mal estruturados ou desnecessários. Evite duplicação.
• Observe a legislação aplicável à proteção de dados para evitar problemas.
• Faça backup de seus dados para que você sempre possa voltar a fazer um backup.
• Torne o uso de dados transparente.
• É melhor colocar seus dados onde eles têm seu destino final.
• Padronize ortografia e traduções.
• Automatize processos como a criação de backups.
• Simplifique processos.
• Soluções de rede de forma eficiente e combinam diferentes métodos para mapear o gerenciamento de dados mais abrangente possível.
• A integração de dados e a fusão de diferentes informações em uma estrutura uniforme também fazem sentido.

Conclusão: o gerenciamento de dados requer procedimentos estruturados

O gerenciamento de dados é um campo complexo com muitos requisitos diferentes. Existem diferentes tipos de dados e cada um precisa ser tratado de forma diferente. Por exemplo, embora os dados pessoais estejam sujeitos a proteção especial, outros dados são deliberadamente disponibilizados ao público. O gerenciamento de dados apresenta muitos desafios no gerenciamento, backup e arquivamento de informações. As empresas têm muitas opções de soluções de software. As pessoas físicas também precisam lidar com o tema do gerenciamento de dados. Muitas ferramentas pequenas ajudam nisso e tornam mais fácil lidar com a quantidade de dados em constante crescimento.