Se você está trabalhando concentrado em uma tarefa, é aconselhável eliminar todos os tipos de perturbações ou minimizá-los tanto quanto possível. Isso também inclui interrupções de e-mails recebidos e notificações da área de trabalho ao receber e-mails.
Definir com que frequência o Outlook busca e-mails
Na maioria dos casos, não é necessário que o Outlook verifique a caixa de correio no servidor a cada dez minutos ou mais e baixe os novos e-mails. Exceção: Você tem que responder a pedidos ou consultas de clientes, o que deve acontecer imediatamente. Na grande maioria dos casos, é suficiente que o Outlook verifique os e-mails uma vez por hora ou a cada meia hora.
E se o seu trabalho exige que você se concentre em uma tarefa por muito tempo, é aconselhável, conforme descrito na página anterior, verificar seus e-mails apenas em determinados horários. Em seguida, você deve desligar a recuperação automática de e-mail completamente.
Se você está esperando com urgência por um e-mail específico, você pode recuperar o e-mail a qualquer momento pressionando a tecla F9 ou o botão Enviar receber desencadear.
Se você deseja especificar a frequência com que o Outlook coleta e-mails ou se deseja desativar a recuperação automática de e-mail, proceda da seguinte forma:
- No Outlook até a versão 2007, você chama o comando Ferramentas → Opções e abra o cadastro Configuração de e-mail. No Outlook 2010, você chama Arquivo → Opções e abra o cadastro Estendido.
- Clique em Enviar receber.
- Escolher Todas as contas e alternar a opção Incluir este grupo no envio (debaixo Configurações para o grupo "Todas as contas") uma.
- No campo abaixo, troque a opção Transmissão automática a cada X minutos completamente ou você o liga e insere a frequência desejada por trás dele - por exemplo 60 Minutos.
- Se você usar o modo offline, repita as etapas 3 e 4 para ele.
- Se você não quiser fazer outras configurações para contas individuais, feche as caixas de diálogo.
- Se os e-mails recebidos em uma determinada conta devem ser verificados com mais frequência, saia da caixa de diálogo Grupos de entrega (consulte a etapa 6) e continue da seguinte maneira:
- Escolher Todas as contas e clique Editar.
- Selecione a conta para a qual outras configurações devem ser aplicadas e remova a marca de seleção na frente dela Incluir conta neste grupo. Feche a caixa de diálogo com OK.
- Então clique em Novo. Insira o nome da conta para a qual o regulamento especial deve ser aplicado e clique em OK.
- Na caixa de diálogo que se abre agora, mude a opção Incluir conta neste grupo e clique OK.
- Selecione a conta. Ative a opção para isso Transmissão automática a cada X minutos e digite o intervalo desejado.
- Feche todos os diálogos.
Desative as notificações da área de trabalho
Se você verifica os e-mails automaticamente a cada poucos minutos, mas não precisa ser informado constantemente sobre novos e-mails recebidos, é aconselhável desligar a função de notificação da área de trabalho do Outlook. O Outlook não mostra uma janela de notificação ou um ícone de letra por alguns segundos para cada novo e-mail e também não emite nenhum som.
Faça o seguinte no Outlook até a versão 2007:
- Chame o comando Ferramentas → Opções sobre.
- Clique em Opções de email e então em Opções avançadas de e-mail.
- Vire abaixo Quando novos itens chegam na caixa de entrada todas as quatro opções.
- Feche as caixas de diálogo.
No Outlook 2010, faça o seguinte:
- Chame o comando Arquivo → Opções sobre.
- Abra o cadastro o email.
- Alterne as quatro opções abaixo Quando novas mensagens chegam e feche a caixa de diálogo.
