É assim que o seu Microsoft Outlook se torna claro!

Com dicas úteis e assistência

Você conhece o sentimento? Você se preparou profissionalmente, seus compromissos e tarefas foram rigorosamente organizados e, apesar do melhor trabalho preparatório, você esqueceu um compromisso importante. Apesar de um sistema de planejamento estanque e estruturado, pode acontecer que coisas importantes sejam esquecidas. É irritante quando compromissos, prazos ou a conclusão de uma tarefa são esquecidos. O Outlook tem vários recursos para ajudá-lo:

• Priorize coisas importantes e
• Oportunamente para compromissos ou
• Pense na preparação deles.

Use os lembretes no Outlook

O Outlook torna mais fácil para os usuários se lembrarem de tarefas ou compromissos importantes. Com a função de lembrete integrada no Outlook, você não precisa mais anotar um compromisso ou a conclusão de uma tarefa em um Post-it ou escrito à mão no calendário. O Outlook o lembrará automaticamente de tudo o que é importante. Para o efeito, o software apresenta uma janela com as informações do compromisso ou da tarefa e também emite um sinal acústico. Isso funciona tanto no computador quanto em smartphones ou tablets sincronizados.

Defina lembretes em novos compromissos

Para definir lembretes para novos compromissos, proceda da seguinte forma:

1. Crie um novo compromisso no Outlook.

2. No campo de seleção "Lembrete", selecione o prazo de entrega desejado. Você pode escolher entre alguns minutos, horas, dias ou semanas.

3. Para tarefas e acompanhamentos, marque a caixa "Lembrete" e escolha a data e hora em que deseja que a notificação apareça.

Com os lembretes no Outlook, você é lembrado de forma confiável de compromissos e tarefas ou compromissos com outras pessoas. O Outlook também oferece a opção de ativar automaticamente um lembrete para cada compromisso ou tarefa. Para fazer isso, use o comando: “Arquivo”> “Opções”> “Calendário ou Tarefas”. O lembrete para as tarefas na data de vencimento aparece em um horário fixo.

Como nem todos os compromissos ou tarefas têm a mesma importância, os usuários devem considerar se uma configuração padrão faz sentido neste caso.

Gorjeta:

Ao instalar pela primeira vez, o Outlook exibe a janela de lembrete 30 minutos antes de cada compromisso por padrão. Se você quiser alterar isso e definir lembretes individualmente, será necessário desativar o lembrete padrão. Isso funciona alternando para as configurações do calendário conforme descrito acima e desativando a caixa de seleção para lembretes padrão.

Use a função de acompanhamento para reenvios

A função de tarefas no Outlook é fácil de usar e eficaz. Se você não quiser criar uma tarefa ou lembrete para cada chamada pendente ou para respostas simples de e-mail, você também pode usar as funções práticas de lembrete do Outlook como alternativa.

Para usar o acompanhamento no Microsoft Outlook, proceda da seguinte forma:

Insira uma tarefa no planejador de tarefas e vincule-a aos dados de contato ou ao e-mail ao qual deseja responder. Para isso, selecione o contato ou o e-mail e execute o comando: “Iniciar”> “Acompanhar”. Clique em “Personalizar” e selecione a data de vencimento na próxima etapa. Se desejar, você também pode definir um lembrete como uma opção.

No menu “Para acompanhamento”, você também encontrará datas de vencimento predefinidas para escolher. Por exemplo, se você selecionar a entrada “Próxima semana”, receberá informações de lembrete para a próxima semana. Além disso, você deve clicar no símbolo do sino e adicionar o lembrete para que o lembrete automático seja ativado.

Permita que você e outros sejam lembrados de datas importantes

Existem datas e prazos extremamente importantes e decisivos para o futuro fluxo de trabalho. Se quiser lembrar automaticamente o destinatário de uma mensagem de que está aguardando uma resposta, você pode adicionar uma nota de acompanhamento à mensagem no Outlook. A partir da versão do Outlook 2007, você também pode ativar um segundo acompanhamento para você pessoalmente. Com este procedimento, você gera um reenvio digital privado.

Para marcar um compromisso importante desta forma, faça o seguinte:

1. Na guia MENSAGEM do compromisso que deseja enviar, clique em FOLLOW UP.

2. Em seguida, selecione DEFINIDO PELO USUÁRIO.

3. Defina um rótulo para o destinatário na parte inferior da janela. Por exemplo, você deve responder à mensagem até as 16h de quinta-feira.

4. Um nível acima do rastreamento do destinatário, você ativa o rastreamento para você pessoalmente. Por exemplo, deixe-se lembrar da resposta solicitada na manhã seguinte. Com esse procedimento e um acompanhamento proativo, você tem a garantia de que haverá tempo suficiente para fazer o acompanhamento com o destinatário caso ele ainda não tenha respondido.

Do Outlook 2010: é assim que você pode ser lembrado das próximas tarefas

Se desejar que o Outlook o lembre automaticamente de tarefas com data de vencimento, você pode automatizar a função de lembrete com a seguinte configuração:

1. Navegue até Arquivo> Opções.

2. Abra a guia "Tarefas".

3. Ative a opção "Ativar lembretes para tarefas com data de vencimento".

4. Selecione a hora desejada em "Hora padrão do lembrete".

Use pastas ou pastas de pesquisa

As diferentes pastas do Outlook também podem ser utilizadas para não perder de vista tarefas importantes. Por exemplo, você pode criar uma pasta pessoal “Tarefas” para a qual pode mover todos os e-mails que ainda requerem ação. Ao contrário do acompanhamento, nenhuma data de vencimento é definida para os e-mails contidos na pasta. Você deve se lembrar pessoalmente de olhar a pasta e responder a todos os e-mails pendentes. Se você carrega novos e-mails todos os dias e os responde, as pastas pessoais são úteis para estruturar seu próprio trabalho. Depois de responder, a mensagem pode ser movida para a pasta na qual deve ser salva ou arquivada por um longo prazo.

A pasta de pesquisa "Para rastreamento", que era predefinida em versões anteriores do Outlook e pode ser encontrada no final da lista de pastas, é prática e fácil de usar. Na versão atual do Outlook 365, você encontrará a pasta com o nome "Pesquisar Pasta" no final da árvore de pastas.

Abra esta pasta e insira os parâmetros de pesquisa, o Outlook encontrará todos os e-mails que você marcou para acompanhamento em segundos e os exibirá. Desta forma, você tem uma visão geral instantânea semelhante à da pasta To-Do. A principal diferença é que a pasta de pesquisa coleta os e-mails marcados para acompanhamento de toda a caixa de entrada e das pastas que ela contém. Os e-mails armazenados na respectiva pasta do cliente também são exibidos.