Funções de preenchimento automático no Excel: Instruções

Salve entradas manuais no Excel com as funções de preenchimento automático

O Excel oferece uma variedade de funções. Você não precisa preencher muitos campos, o Excel fará isso por você. Várias opções de preenchimento automático economizam muitas entradas manuais, que apresentaremos a seguir.

Dica 1: preencha células vazias em planilhas do Excel com o conteúdo correto

Em algumas planilhas do Excel, os dados não são registrados completamente, mas somente preenchidos posteriormente. Pense em uma lista de pedidos em que uma nova data só é inserida para um pedido se houver uma nova data de entrega.

Na coluna da data, você só insere cada data uma vez; nas linhas restantes, ela permanece vazia. A figura a seguir (veja a captura de tela) mostra a aparência dessa lista. Para completar a tabela do Excel, você gostaria de inserir o conteúdo da célula acima em todas as células vazias. Você não precisa fazer isso manualmente. Em todas as versões do Excel, faça o seguinte:

1. Selecione o intervalo de células cujas células em branco devem ser preenchidas, por exemplo, o intervalo B2: B15 da ilustração.

   

2. Invoque o comando IR PARA. Você pode fazer isso em todas as versões do Excel usando a combinação de teclas CTRL G.

3. Na caixa de diálogo que aparece, clique no botão CONTEÚDO.

4. Habilite a opção EM BRANCO.

5. Confirme sua seleção com o botão OK.

6. O Excel então seleciona todas as células vazias no intervalo desejado. Deixe esta seleção ativa sem clicar em qualquer outra célula. Insira um sinal de igual e pressione a tecla SETA PARA CIMA. Você verá então a referência à célula acima na primeira célula vazia do intervalo.

7. Complete a entrada com a combinação de teclas CTRL ENTER. O Excel então preenche as células selecionadas com a fórmula atual. Isso faz com que o Excel preencha todas as células vazias com o conteúdo da célula que está diretamente acima delas.

A figura a seguir (veja a captura de tela) mostra a aparência do resultado. O Excel altera automaticamente o conteúdo das células preenchidas desta forma se um valor diferente for inserido na célula de referência.

Tutorial em vídeo: preencher células automaticamente no Excel

Dica 2: deixe o Excel calcular valores futuros lineares e exponenciais

Você pode usar uma função adicional para calcular valores futuros com base nos valores existentes. Para fazer isso, proceda da seguinte forma:

Para fazer isso, crie uma série de números com valores históricos. Quanto mais valores históricos você inserir, mais preciso será o resultado.

Em seguida, marque todos os números inseridos com os valores anteriores e arraste a alça da copiadora com o botão direito do mouse para a célula desejada. Um menu de contexto agora é exibido.

Aqui você encontrará os comandos do Excel Linear Trend e Exponential Trend. Com um clique na tendência desejada, todas as células são preenchidas com os números calculados.

Experimente você mesmo se a tendência linear ou exponencial é mais adequada para suas estimativas.

Dica 3: tenha anos, trimestres e meses, dias e horas preenchidos automaticamente

Você também pode usar as opções de preenchimento do Excel para tornar os calendários excelentes. Isso também funciona de forma rápida e fácil, sem digitar muito.

1. Para adicionar anos, insira o ano inicial.

2. Use a alça de cópia para arrastar o ano para a célula desejada, clique na marca inteligente que aparece e selecione a opção Preencher série de dados.

3. Para criar trimestres, digite Q 1 ou Trimestre 1 em uma célula. Use a alça de cópia para arrastar a entrada para a célula desejada. O Excel reconhece que estes são trimestres e só preenche até o quarto 4, após o qual continua novamente com o trimestre 1.

4. Se você inserir o nome de um mês em uma célula (por exemplo, fevereiro) e arrastá-lo com a alça da copiadora para a célula desejada, os nomes dos meses serão preenchidos automaticamente até esse ponto.