Se você deseja fazer backup dos dados de contato do Outlook regularmente ou se deseja transferi-los do Outlook no escritório para o seu Outlook privado ou disponibilizá-los para um colega: A maneira mais fácil de fazer isso é exportar o catálogo de endereços
Se você deseja fazer um backup ou transferir os dados exportados para outro Outlook, é aconselhável salvar os dados em um arquivo PST. Você pode então simplesmente ler o arquivo PST com outro Outlook.
Se você quiser passar os dados para um colega que não tem o Outlook, ele não poderá fazer nada com um arquivo PST. Em seguida, você deve exportar os endereços em formato Excel ou em formato CSV (no Outlook isso é chamado de "valores separados por vírgula").
Exportar catálogo de endereços completamente
Para fazer isso, proceda da seguinte forma:
- No Outlook até a versão 2007, você chama o comando Arquivo → Importar / Exportar sobre. No Outlook 2010, você chama Arquivo → Abrir → Importar sobre.
- Escolher Exportar para um arquivo e clique em Avançar.
- Escolher Arquivo de pasta pessoal (.pst) (ou no Outlook 2010 Arquivo de dados do Outlook (.pst)) e clique Avançar.
- Escolher Contatos e alternar a opção Incluir subpastas uma. Então clique em Avançar.
- Escolha Procurar selecione a pasta na qual o arquivo PST deve ser salvo e digite um nome de arquivo descritivo, como contatos-backup.pst.
- Mantenha a opção Substitua duplicatas por itens exportados em e clique em Completo.
- Se os dados não forem altamente confidenciais, selecione Sem criptografia e clique em OK. No Outlook 2010, basta deixar os campos de senha em branco e clicar OK. Se você precisa proteger o backup, escolha Criptografia forte e digite a senha duas vezes. A opção Salve esta senha na lista de senhas deixe-o desativado, é claro, caso contrário, qualquer pessoa que tenha acesso ao seu PC poderá abrir o arquivo sem precisar digitar a senha. Feche a caixa de diálogo com OK.
No procedimento descrito, o na pasta Contatos sugeridos continha entradas não salvas. Eles estão no final da lista de seleção na etapa 4. Não é possível selecioná-los junto com os contatos enquanto mantém pressionada a tecla CTRL. Se quiser salvá-los, você deve repetir os passos 1 a 7 abaixo.
Importar o backup novamente
Se você quiser (re) ler os endereços no mesmo ou em outro PC, proceda da seguinte forma:
- No Outlook até a versão 2007, você chama o comando Arquivo → Importar / Exportar sobre. No Outlook 2010, escolha Arquivo → Abrir → Importar.
- Escolher Importar de outros programas ou arquivos e clique em Avançar.
- Escolher Arquivo de pasta pessoal (.pst) e clique Avançar.
- Selecione o arquivo PST do backup.
- Se você alterou alguns contatos em seu Outlook desde o backup, selecione na caixa de diálogo de importação Não importe duplicatas caso contrário, as alterações nos contatos serão substituídas pelos dados antigos. Se você deseja decidir por si mesmo qual versão manter no catálogo de endereços no caso de duplicatas, selecione Permitir que duplicatas sejam criadas o fim. Em seguida, você deve examinar o catálogo de endereços após a importação e excluir as duplicatas desnecessárias.
- Clique em Avançar.
- Alterne a opção Incluir subpastas e selecione a opção Importe itens para a mesma pasta em: Pastas pessoais (se você tiver várias pastas pessoais no Outlook 2010, escolha a que deseja).
- Clique em Completo.
