Com a ajuda da Pesquisa Avançada do Outlook, você pode restringir quais resultados de pesquisa são exibidos. Para fazer isso, proceda da seguinte forma:
No Outlook até a versão 2003 você chama o comando "Ferramentas, Pesquisa, Pesquisa Avançada", no Outlook 2007 o comando "Ferramentas, Pesquisa Instantânea, Pesquisa Avançada".
No Outlook 2010, a função de pesquisa avançada está (desnecessariamente) bem escondida. A maneira mais rápida de acessá-lo ainda é pressionando a combinação de teclas CTRL + SHIFT + F, que já era usada nas versões anteriores.
O procedimento é muito mais complicado por meio da faixa de menu:
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Clique no campo de pesquisa ("Pesquisar todos … elementos").
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A guia “Ferramentas de pesquisa” agora também pode ser vista na faixa do menu. Clique aqui no grupo “Opções” no botão “Ferramentas de pesquisa” e a seguir no comando “Pesquisa avançada”.
Nos dois campos acima da guia, selecione quais elementos do Outlook devem ser pesquisados (por exemplo, mensagens) e em qual pasta (você pode determinar isso clicando em "Pesquisar").
Na guia "Mensagens", especifique os termos a serem pesquisados no assunto e / ou no texto da mensagem. Você também pode filtrar aqui por remetente, destinatário e período de tempo. Os campos individuais têm os seguintes significados:
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"Pesquisar por" (na guia "Notícias"): Insira o termo de pesquisa ou vários termos separados por vírgulas; se você inserir vários termos, o Outlook exibirá todas as mensagens que contenham um desses termos (é a pesquisa com o operador OU).
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"In": na procura de e-mails, determina aqui se apenas o campo do assunto, o assunto e o texto da mensagem ou outros elementos do e-mail devem ser pesquisados.
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“De”: permite limitar a pesquisa a e-mails de um remetente específico; para fazer isso, selecione o contato relevante.
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"Enviado para": Por outro lado, você também pode limitar a pesquisa a um destinatário específico.
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"Em que eu": aqui você pode especificar se deseja pesquisar apenas nos e-mails para os quais você é o único destinatário no campo "Para" ou que você recebeu junto com outras pessoas (seu nome está no campo "Para" ) - ou no campo "Cc")
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"Hora": aqui pode especificar que pretende pesquisar apenas os e-mails que recebeu ou enviou dentro de um determinado período de tempo ou antes de um determinado momento.
Na guia “Opções adicionais” você pode, entre outras coisas, Filtrar por e-mails com ou sem anexos de arquivo ou também pelo tamanho do e-mail:
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"Categorias": Você só pode usar isso para pesquisar especificamente e-mails aos quais atribuiu determinadas categorias.
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"Apenas esses elementos": aqui você determina se os e-mails lidos ou não lidos devem ser levados em consideração.
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"Apenas elementos com": aqui você filtra os e-mails que têm anexos ou nenhum.
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"Com importância": significa que só pode mostrar os e-mails aos quais atribuiu um determinado nível de urgência.
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“Apenas esses elementos”: aqui você filtra os e-mails que marcou com uma determinada cor ou que marcou como “Concluído”.
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"Sensível a maiúsculas e minúsculas": aqui você especifica se o termo de pesquisa deve ser pesquisado exatamente com maiúsculas e minúsculas que você inseriu.
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"Tamanho": Com ele você determina se o tamanho do e-mail deve ser levado em consideração. Desta forma, você pode pesquisar e-mails particularmente extensos.
Na guia “Avançado”, você pode definir os critérios de pesquisa que desejar. Para isso, clique em "Campo", selecione os campos aos quais a condição deve se referir e insira os critérios.
Assim que tiver inserido todos os critérios, clique em “Iniciar pesquisa”.
A busca instantânea estendida no Outlook 2007
Uma das inovações no Outlook 2007 é que a caixa de diálogo de pesquisa anterior foi dividida: Normalmente, apenas um campo de pesquisa é mostrado no qual você digita o termo de pesquisa (ou vários termos separados por vírgulas). Você também pode mostrar o que é conhecido como gerador de consulta para controlar a pesquisa usando uma série de opções. Para exibir o gerador de consultas, clique na seta dupla à direita do campo de pesquisa ou chame o comando "Ferramentas, Pesquisa Instantânea, Expandir Gerador de Consultas".
Na caixa de diálogo laranja, você pode pesquisar o destinatário do e-mail, o remetente, o assunto ou um termo (ou frase) no texto da mensagem na caixa de entrada, por exemplo. Para fazer isso, insira o texto de pesquisa desejado no respectivo campo - o Outlook filtrará os elementos (por exemplo, na caixa de entrada) que contêm o termo. Quando você abre um deles, o termo de pesquisa é destacado em cores.
Se você deseja pesquisar outros critérios, clique em "Adicionar critérios" na parte inferior da caixa de diálogo e selecione um dos outros campos - no exemplo "Categorias".
Assim que desejar ver todos os elementos deste módulo do Outlook novamente, por exemplo todos os e-mails, clique no "X" à esquerda da seta dupla com a qual você abriu a pesquisa rápida.
