Você está familiarizado com isto: Você está escrevendo um documento importante e algo lhe ocorre que gostaria de registrar como uma tarefa no Outlook. Assim que estiver no Outlook, dê uma olhada rápida nos e-mails - e você estará fora do fluxo de trabalho. Wi
Uma das regras básicas do gerenciamento do tempo é: “Escreva.” Você deve anotar as idéias e tarefas imediatamente, caso contrário, irá esquecê-las ou terá que dedicar parte de sua concentração para memorizá-las. Escrever em um pedaço de papel ou em um segundo documento do Word é uma opção, mas você terá que transferir as tarefas para o Outlook posteriormente, o que exige mais esforço.
A experiência mostra que pular para o Outlook rapidamente para entrar na tarefa não é uma boa ideia. E então há um alto risco de você dar uma olhada “rápida” na caixa de entrada do e-mail. Muitas vezes não fica com o "Vou dar uma olhada rápida para ver se o colega Meier atendeu". Muitos funcionários de escritório abrem mais e-mails, talvez respondam imediatamente, abrem um site com link etc. Como a Microsoft descobriu durante uma investigação, essa interrupção pode rapidamente chegar a 15 a 20 minutos. E quando eles retornam ao documento em que estavam trabalhando antes, geralmente leva outros 5 a 15 minutos antes que eles possam retomar a discussão. Quanto mais complexa a linha de pensamento com a qual você acabou de lidar, mais tempo levará para que você possa continuar a trabalhar produtivamente.
É mais fácil desta forma: você pode adicionar um botão ao Word, Excel e outros programas do Office, que você pode usar para criar rapidamente uma tarefa no Outlook a partir do respectivo programa, sem ter que mudar para a janela do Outlook. Em outras palavras: você fica no ambiente familiar e reduz o risco de se distrair.
No Word e Excel até a versão 2003, adicione o botão Criar tarefa do Microsoft Office Outlook em uma das barras de ferramentas (no PowerPoint e no Publisher apenas no Office 2007). No Office 2007, você integra um botão correspondente na barra de acesso rápido. No Office 2010 também é possível criar sua própria guia ou grupo em uma guia e inserir o botão lá. O Onenote vem com um botão para tarefas do Outlook por padrão.
Botão Inserir no Word / Excel até 2003
Adicione um ícone à barra de ferramentas do Word e Excel com o qual você pode criar uma tarefa no Outlook a partir do respectivo programa.
Você faz isso da seguinte maneira:
- Chame o comando no Word ou Excel Ferramentas → Personalizar sobre.
- Abra o cadastro Comandos.
- Selecione na janela Categorias a opção Todos os pedidos o fim.
- Então olhe na janela Comandos a entrada TaskCreate (no Word) ou Criar tarefa do Microsoft Office Outlook (no Excel).
- Arraste esta entrada com o mouse em uma das barras de ferramentas do Word ou Excel e solte-a na posição onde o ícone deve aparecer.
- Feche a caixa de diálogo.
Botão Inserir no Office 2007
No Word, Excel, Powerpoint e Publisher 2007 você só pode instalar o ícone na barra de acesso rápido. Para fazer isso, proceda da seguinte forma:
- Clique no botão da barra de acesso rápido do Word (ou no programa desejado) Personalize a barra de acesso rápido e ligar Mais comandos sobre.
- Debaixo Selecione os comandos escolher Comandos que não estão na faixa de opções (Office 2007) ou Comandos que não estão na faixa de opções (Office 2010).
- Role a lista alfabética de comandos para encontrar a entrada Criar tarefa do Microsoft Office Outlook.
- Selecione esta entrada e clique em adicionar àpara adicionar o ícone à barra de ferramentas de acesso rápido.
- Use os botões de seta para mover a entrada para a posição desejada.
- Se você não quiser fazer mais alterações na barra de ferramentas de acesso rápido, feche a caixa de diálogo.
- Repita as etapas 1 a 6 para os outros programas do Office a partir dos quais deseja criar tarefas do Outlook.
Botão Inserir no Office 2010
A maneira mais fácil é adicionar o botão à barra de acesso rápido como no Office 2007. Como alternativa, também é possível, na versão atual do Office, integrar um botão à faixa de opções do menu. No entanto, você deve primeiro criar sua própria guia ou grupo em uma guia existente.
Criar tarefa
Assim que você clicar no ícone no Word ou Excel Criar tarefa do Microsoft Office Outlook uma nova janela de tarefa será aberta no Outlook - mesmo se o Outlook não estiver em execução no momento. O Outlook especifica o nome do documento que está sendo editado no Word ou Excel como o assunto; o documento também está vinculado à tarefa. Se a tarefa não tiver nada a ver com o documento em que você está trabalhando, simplesmente exclua o ícone do documento da janela de tarefas e insira um assunto diferente.
Se o documento aberto no momento ainda não tiver um nome no Word, aparecerá uma mensagem informando que você deve primeiro salvar o documento antes de criar uma tarefa a partir dele. Confirme esta mensagem com OK, salve o documento (ou mude para um documento salvo anteriormente) e clique no ícone novamente Criar tarefa do Microsoft Office Outlook.
O Excel, por outro lado, não solicita que você salve se clicar no ícone de uma tabela vazia. Isso também se aplica se você ainda não salvou as alterações na tabela atual. Isso também não é um problema, porque os dados da tabela não são salvos junto com a tarefa, mas apenas um link para a tabela.
