Como você pode receber relatórios de status automaticamente sobre a transferência de tarefas através do Outlook

Para que você sempre saiba o status quo atual após delegar tarefas por meio do Outlook, você pode especificar que deseja receber um relatório de status para as tarefas transferidas. Também pode fazer sentido, especialmente com tarefas extensas

Como converter uma tarefa em uma solicitação de tarefa em uma data posterior

Se você já sabe ao inserir uma tarefa que deseja delegá-la, não crie uma tarefa, mas uma solicitação de tarefa. No entanto, sempre acontecerá que você inseriu uma tarefa em seu planejador de tarefas e deseja transferi-la para outra pessoa mais tarde. No Outlook funciona assim:

1. Clique com o botão direito na tarefa no agendador de tarefas e chame o comando Atribuir tarefa sobre. Ou você pode abrir a tarefa. No Outlook até a versão 2003, você chama o comando Ação - atribuir tarefa sobre; no Outlook 2007 ou posterior, clique no botão Atribuir tarefa[1].
   
2. Em seguida, insira o endereço de e-mail da pessoa a quem deseja delegar a tarefa, escreva uma mensagem curta e ajuste a data de vencimento (para que você ainda tenha tempo para revisar o resultado).
3. Certifique-se de ter as duas opções Salve a cópia atualizada desta tarefa na minha lista de tarefas e Envie um relatório de status para mim assim que a tarefa for concluída estão ligados. Caso contrário, a tarefa não aparecerá em seu planejador de tarefas; além disso, você não será notificado automaticamente quando a tarefa for concluída.
4. Envie a solicitação de tarefa.

Você deve fazer essas configurações em qualquer caso

Para que as tarefas delegadas sempre apareçam em seu planejador de tarefas e você seja notificado quando a tarefa for concluída, recomendo que você ative duas configurações em seu Outlook. Então, você nem sempre precisa se lembrar de ativar as opções da etapa 3 da seção anterior ao delegar:

1. No Outlook até 2007, você liga Ferramentas - Opções - Opções de tarefa em, no Outlook 2010 e posterior, o comando Arquivo - Opções - Tarefas.
2. No Outlook até 2007, desative as duas opções Mantenha as tarefas atribuídas atualizadas na lista de tarefas e Enviar relatório de status quando as tarefas atribuídas forem concluídas uma.
   No Outlook 2010 e posterior, habilite as seguintes opções:
   Atualize minha lista de tarefas com cópias de tarefas que atribuo a outras pessoas e Enviar um relatório de status quando eu tiver concluído uma tarefa atribuída.
3. Feche as caixas de diálogo.

É assim que você pode exibir o status de conclusão em seu planejador de tarefas

Na lista de atividades (ver Lista simples) a coluna está faltando % concluídoisso na vista Lista de detalhes parece. Se você costuma delegar tarefas bastante extensas e seus funcionários documentam regularmente no Outlook a porcentagem da tarefa que já concluíram, eu recomendo que você use o % concluído também na vista Lista simples inserir. Esta é a melhor maneira de se manter atualizado. Para fazer isso, proceda da seguinte forma:

1. Selecione a vista no agendador de tarefas Lista simples.
2. Clique com o botão direito em um dos títulos das colunas, por exemplo em Assunto da tarefae invocar o comando Seleção de campo sobre.
3. Arraste o botão % concluído da caixa de diálogo com o botão esquerdo do mouse pressionado para a linha com os títulos das colunas. Por exemplo, arraste o botão atrás do título Devido a. As setas vermelhas indicam onde o botão será inserido como um novo título de coluna. Assim que tiver o botão na posição desejada, solte o botão do mouse.
4. Se você não quiser inserir mais colunas, feche a caixa de diálogo Seleção de campo.