Listas de distribuição são uma facilidade prática no Outlook: Se você envia mensagens com freqüência para o mesmo grupo de destinatários, por exemplo, os membros do seu grupo de trabalho, uma equipe ou mesmo os membros de um clube, é aconselhável usar o Grupo
Basta definir uma lista de distribuição que contenha todos os endereços de e-mail do seu grupo de trabalho, por exemplo - no futuro, você só terá que inserir a lista de distribuição no campo Para de um e-mail, o Outlook substituirá automaticamente esta designação pelos endereços de e-mail correspondentes quando o e-mail é enviado.
Se desejar enviar o e-mail a outros destinatários, basta acrescentar seus endereços (separados por ponto e vírgula ou vírgula) após o nome da lista de distribuição.
Atenção: As listas de distribuição também podem ser usadas no campo CC ou BCC de um e-mail.
Como criar uma nova lista de distribuição
Como criar uma lista de distribuição em seu Outlook com um grupo de contatos, por exemplo, com todos os membros de uma equipe de projeto ou com todos os seus clientes:
1. Abra a pasta / catálogo de endereços do Outlook.
2. No Outlook até a versão 2007, ligue Arquivo → Novo → Lista de Distribuição ou pressione CTRL + SHIFT + L. No Outlook 2010, clique na guia começar no botão Novo grupo de contato (o atalho de teclado também funciona).
3. Entre no campo "Sobrenome" um nome para a lista, por exemplo "Clientes", "Cliente xyz", "Grupo de Trabalho"; "Projeto X".
Observe: Se já houver uma lista de distribuição com este nome no catálogo de endereços, o Outlook não exibirá um aviso, mas criará uma segunda lista com o mesmo nome.
4. Clique em "Selecionar membros"(Ou no Outlook 2010 Selecione membros → Dos contatos do Outlook) para adicionar contatos do catálogo de endereços digital à lista de distribuição. Selecione os contatos com um clique duplo e feche a caixa de diálogo de seleção com OK. Se você deseja adicionar endereços de pessoas que não estão no catálogo de endereços, clique em no Outlook até 2007 adicionar novo e digite os endereços; no Outlook 2010 clique Adicionar membros → Novo contato de e-mail. Insira os dados e determine se o contato deve ser adicionado ao catálogo de endereços.
5. Assim que tiver inserido todos os endereços, clique em "Salvar e fechar".
Agora você pode encontrar a lista de distribuição na pasta Contatos - você pode reconhecê-la por seu nome e pelo ícone com as duas cabeças estilizadas.
Como enviar um e-mail para uma lista de distribuição
Assim que a lista de distribuição for configurada, envie uma mensagem para todos os endereços da lista da seguinte forma:
1. Escreva uma nova mensagem incluindo o assunto. Em seguida, clique no botão Para. Se os endereços não estiverem no campo No deve ser inserido, clique em Cc respectivamente. Bcc (então os destinatários não verão os outros endereços).
2. Selecione a lista de distribuição da pasta Contatos com um clique duplo e feche a caixa de diálogo com "OK".
3. Se a mensagem for para outros destinatários, basta acrescentar seus endereços (separados por ponto e vírgula ou vírgula) após o nome da lista de distribuição.
Somente quando você envia o e-mail, o Outlook substitui o nome da lista de distribuição pelos endereços de e-mail que ela contém.
Como editar e alterar listas de distribuição
De vez em quando, é necessário adicionar mais endereços de e-mail a uma lista de distribuição ou excluir endereços existentes. Para editar uma lista de distribuição, proceda conforme descrito abaixo.
1. Abra a pasta Contatos.
2. Clique duas vezes no nome da lista de distribuição desejada (você pode reconhecer as listas de distribuição pelo ícone que mostra duas cabeças estilizadas).
3. Faça as alterações desejadas: Para adicionar contatos da agenda, clique em "Selecionar membros", para inserir novos endereços, clique em "Adicionar novo". Você pode excluir endereços que não são mais necessários usando "Remover".
4. Quando terminar, clique em “Salvar e Fechar”.
Se quiser editar um dos endereços, abra-o na pasta Contatos e edite o contato. O Outlook obtém os endereços de e-mail do catálogo de endereços.
Somente se não houver um contato correspondente, o Outlook obtém o endereço inserido por meio de "Adicionar novo", que você não pode editar na lista de distribuição.
