Torne-se um profissional do Outlook em apenas algumas etapas
Todos conhecem situações em que procuram um número de telefone, um endereço de e-mail ou informações de contacto e não os encontram. Especialmente em momentos críticos, pesquisar em um catálogo de endereços com notas manuscritas ou uma "bagunça de papel" pode ser estressante. Estresse e agitação ao pesquisar contatos, endereços ou números de telefone são coisas do passado com o Microsoft Outlook. Além do envio profissional de e-mails, o Outlook inclui uma função de contato padrão com a qual vários catálogos de endereços digitais, listas de contatos e listas de distribuição podem ser gerenciados.
Você pode abrir o catálogo de endereços do Outlook clicando no botão do catálogo de endereços. Pode ser reconhecido pelo fato de representar duas pessoas. Como alternativa, você pode inserir a palavra de pesquisa “catálogo de endereços” na opção de pesquisa na área superior do Outlook. Isso também o levará para a área de armazenamento de seus contatos.
O Microsoft Outlook oferece aos usuários várias funções para importar, atualizar e fazer backup de contatos. Além da possibilidade de inserir os dados dos contatos manualmente no catálogo de endereços, existem outras opções com as quais os contatos podem ser claramente exibidos e arquivados.
A função de contato no Outlook em um piscar de olhos
Se você observar a função de contato do Microsoft Outlook, perceberá imediatamente que o software oferece mais opções do que apenas salvar ou excluir contatos.
Por exemplo, você tem a opção de criar seus próprios grupos de contatos para encaminhar e-mails a um círculo de amigos ou a um grupo específico de pessoas. O uso de listas de contatos elimina a busca manual e sujeita a erros de contatos individuais quando uma mensagem é enviada para várias pessoas. No subitem "Novos elementos" você pode enviar um e-mail diretamente da função de contato, chamar uma reunião ou criar uma tarefa pessoal. Isso também funciona na entrada "Comunicar".
Também é interessante e prático o subitem "Alterar visualização", nesta área você encontrará várias opções para exibir seus contatos. Por exemplo, você pode encontrar seus contatos em:
- Formulário de lista,
- Como um cartão de visita ou
- Personalizado
display para garantir clareza. Com a opção Ver existe sempre a possibilidade:
- Listas de contato específicas de saída,
- Salvar como PDF ou
- Para imprimir.
Especialmente no setor empresarial e também no setor privado, existem situações em que você deve encaminhar informações de contato para outra pessoa com um clique. Isso funciona na entrada "Liberar" por meio do item de menu "Encaminhar contato". Na janela que se abre, você tem a opção de inserir os detalhes do contato:
- Como cartões de visita do Outlook ou
- Envie como um contato do Outlook.
O destinatário pode então transferir os dados pessoais recebidos para seu catálogo de endereços pessoal no Microsoft Outlook com um clique.
Se desejar compartilhar toda a sua lista de endereços, você pode fazer isso clicando no item de menu "Compartilhar contatos". Você também pode usar listas de endereços externas recebidas através do ponto "Abrir contatos compartilhados".
O Microsoft Outlook permite que os usuários usem conjuntamente endereços, dados pessoais e catálogos de endereços completos em uma equipe, para criar contatos, inseri-los e compartilhá-los. Isso é particularmente interessante em empresas ou clubes. O uso compartilhado também pode ser vantajoso na área familiar.
No item de menu “Categorias”, você pode categorizar seus contatos em cores com botões claros ou marcá-los como privados. Você também pode usar a função de pesquisa em catálogos de endereços para localizar facilmente contatos individuais por nome ou outras informações de contato. A função de pesquisa com diferentes campos é particularmente interessante quando um grande número de contatos deve ser gerenciado.
Em resumo, o Microsoft Outlook oferece muitas opções para organizar e arquivar contatos pessoais e compartilhar contatos com outras pessoas.
No Microsoft Outlook, você pode gerenciar diferentes catálogos de endereços para arquivar seus contatos separadamente. Isso é importante se, por exemplo, você deseja separar profissionalmente os contatos comerciais dos pessoais. Você pode:
- Um catálogo de endereços padrão ou
- Uma coleção de catálogos de endereços ou listas de endereços,
Use para salvar e arquivar nomes, endereços de e-mail e outras informações. Se você usar o Outlook com uma conta do Exchange Server, uma lista de endereços global (GAL) será criada por padrão. Isso é necessário para que todos os usuários do Exchange, por exemplo em uma empresa, possam acessar os mesmos contatos.
Crie catálogos de endereços no Outlook
Se desejar criar outro catálogo de endereços digital além dos catálogos de endereços existentes, isso funcionará de acordo com as seguintes instruções:
-
No menu Arquivo, mude para o subitem Configurações da conta.
-
Em "Adicionar ou remover contas ou alterar as configurações de conexão existentes", você chegará a uma nova seção na qual poderá criar outro catálogo de endereços na janela de diálogo.
-
Clique em "Novo" e escolha se deseja integrar outro catálogo de endereços ou um serviço de diretório LDAP. Um diretório da Internet LDAP é um serviço que pesquisa diretórios em outros servidores para encontrar nomes, contatos ou outras informações. Os usuários do Microsoft Exchange não podem adicionar um novo catálogo de endereços do Outlook.
Por que você deve salvar contatos e manter um catálogo de endereços no Outlook
Uma agenda de endereços no Microsoft Outlook pode ser comparada a uma agenda analógica ou agenda telefônica com a qual muitas pessoas ainda trabalham. Neste, novos endereços são continuamente inseridos, dados atualizados ou contatos excluídos manualmente. Um catálogo de endereços digital no Outlook executa as mesmas tarefas. Ele forma a estrutura para os contatos e detalhes de contato, que podem ser exibidos em diferentes grupos de contatos e pastas de contatos. O Microsoft Outlook desenvolve todo o seu potencial quando os contatos das áreas de programa, calendário e mensagens de e-mail são vistos e usados como uma unidade inseparável.
Outro motivo pelo qual contatos importantes devem ser armazenados no Outlook tem a ver com o chamado lixo eletrônico. O Outlook possui uma função de lixo eletrônico embutida e filtra mensagens indesejadas ou correio publicitário. Devido a palavras-chave específicas em uma mensagem, é possível que mensagens importantes que não são spam também sejam filtradas. Você pode evitar isso salvando todos os contatos no catálogo de endereços. O Outlook reconhece contatos e os adiciona à lista de remetentes confiáveis. Desta forma, você tem a garantia de que mensagens importantes de amigos ou parceiros de negócios não serão erroneamente vistas como spam pelo sistema. Se você acidentalmente adicionou um contato importante à lista de remetentes bloqueados, pode remover o bloqueio clicando na guia "Remetentes bloqueados".
Outra função relevante para a prática em que a função de calendário e a lista de tarefas colaboram é o chamado reenvio de contatos. Esta opção permite adicionar contatos importantes às suas tarefas no Outlook. Por exemplo, se você tiver que ligar para um contato em três dias e não quiser definir um compromisso no calendário do Outlook, também poderá transferir o contato para sua lista de tarefas.
Quantos contatos são úteis e possíveis no Outlook
Em um catálogo de endereços analógico, você pode perder rapidamente o controle de seus contatos. Se o catálogo de endereços for classificado por letras, os caracteres de alta frequência como B, S, M ou N serão preenchidos rapidamente. A consequência é que novos nomes e contatos não podem ser adicionados claramente e aparecem na margem. Isso não pode acontecer com um catálogo de endereços digital, pois inúmeras entradas podem ser gerenciadas no Microsoft Outlook. Por esse motivo, a Microsoft não impõe um limite de quantos contatos podem ser salvos no Outlook. Algumas centenas ou milhares de contatos diferentes podem ser salvos no catálogo de endereços com todos os seus detalhes. Se você deseja gerenciar muitos contatos, deve se concentrar em ser cuidadoso ao criar.
Se você tiver um grande número de contatos, deverá adicionar o máximo possível de detalhes de uma pessoa. Isso aumenta as chances de encontrar a pessoa ou empresa que você procura ao procurar contatos. Detalhes de contato mal preenchidos são contraproducentes e levam a trabalho extra.
Gorjeta: Em particular, certifique-se de inserir o nome e o sobrenome do seu contato na coluna correta. Caso contrário, pode ser um grande desafio encontrar o contato novamente em uma pesquisa posterior.
Exportar ou importar contatos ou o catálogo de endereços
A importação ou exportação de contatos individuais ou catálogos de endereços completos, listas de distribuição e grupos de contatos é facilmente possível no Outlook. Por exemplo, se você adquirir um novo laptop, poderá transferir seus contatos e catálogos de endereços para um segundo PC com apenas alguns cliques. Também é possível compartilhar um catálogo de endereços com outras pessoas ou colegas. Aqui é importante observar as autorizações e os níveis de autorização.
Além de exportar ou importar catálogos de endereços do Outlook, que você pode reconhecer pela extensão de arquivo .pst, você também pode configurar catálogos de endereços de outros aplicativos no Outlook. Por exemplo, você pode abrir e ler facilmente uma conta de e-mail antiga do Windows mantida no Windows Vista. Para fazer isso, você precisa do arquivo de dados do Windows Mail. Isso é lido com o assistente de importação e exportação do Microsoft Outlook. O assistente para importação e exportação pode ser encontrado em Arquivo> Abrir e exportar.
Em seguida, você tem várias opções. Abra arquivos de dados do Windows Mail mais antigos com o terceiro campo de seleção “Importar / Exportar.
Exclua contatos duplicados - é assim que funciona
Depois de usar o Outlook, é normal que um ou outro contato seja duplicado no Outlook. Isso pode acontecer especialmente se várias pessoas estiverem editando a lista de contatos no Microsoft Exchange. Não é difícil remover duplicatas do catálogo de endereços, pois o Outlook tem uma função de classificação extensa na lista de contatos. Se você deseja descobrir quais contatos duplicados estão presentes em seu Outlook, proceda da seguinte forma:
-
Na área de contatos do Outlook, navegue até a guia Exibir.
-
Clique na primeira entrada da lista "Alterar visualização".
-
Altere a visualização de "Pessoas" para "Lista" ou "Telefone".
-
É aberta uma janela na qual você pode classificar seus contatos de acordo com diferentes critérios e filtrar e excluir todos os contatos duplicados.
-
Se necessário, você pode, opcionalmente, marcar contatos importantes com os quais se comunica regularmente como favoritos no catálogo de endereços.
-
Se quiser imprimir uma lista de endereços personalizada, você deve usar uma exibição personalizada com uma ordem diferente em vez da exibição padrão. Desta forma, você pode classificar todos os campos de contato relevantes individualmente e receber uma impressão com as informações que são importantes para você. Basicamente, faz sentido imprimir vários contatos e usar listas de contatos impressas, além das listas de endereços digitais.
-
Você pode excluir um contato abrindo o menu de seleção com o botão direito. Na área inferior da caixa de diálogo, você encontrará o item de menu "Excluir".
Tutorial em vídeo: como criar e salvar um novo contato no Outlook
Crie novos contatos profissionalmente
Se desejar criar um novo contato, isso pode ser feito com um clique na área de contato do Outlook. Isso funciona quase de forma idêntica no Outlook como no catálogo de endereços do Windows Vista ou Windows XP. Para fazer isso, primeiro navegue até Novo contato no menu Iniciar em “Novo”.
Depois de clicar em "Novo contato", uma janela é aberta com várias opções de entrada:
Faz sentido preencher a máscara de entrada e todas as opções com os dados e informações mais importantes sobre o contato. Por exemplo, além do nome e endereço, você também pode inserir um site ou endereço de bate-papo ou criar notas adicionais sobre o contato no campo de notas. Isso dá uma imagem completa de uma pessoa. Principalmente se o contato for novo e desconhecido, faz sentido incorporar o máximo de detalhes possível. Após a entrada, a janela é fechada no canto superior direito usando o botão "Salvar e Fechar". A entrada do contato então aparece no catálogo de endereços padrão. Antes de inserir um novo contato, você pode definir o catálogo de endereços no qual ele deve ser salvo. Também é possível mover um novo contato do catálogo de endereços padrão para uma subpasta ou atribuí-lo a um grupo de contatos.
Adotar endereços de e-mail automaticamente como contatos
Em e-mail particular ou comercial, é comum que novos contatos sejam criados continuamente e você deseja transferir para o catálogo de endereços. Em vez de transferir laboriosamente os detalhes do contato, por exemplo o endereço de e-mail e outros dados pessoais, você pode adotar automaticamente os endereços de e-mail como um novo contato no Outlook. Isso acontece automaticamente assim que você envia uma mensagem para o novo contato ou responde a um e-mail.
Também é possível inserir automaticamente todos os destinatários de um e-mail no catálogo de endereços. Isso pode ser útil e eficaz quando você faz parte de uma mensagem para vários destinatários com os quais deseja se comunicar posteriormente. Salvá-los marca os novos contatos como destinatários seguros. Além disso, você pode categorizar os contatos em um grupo para que possa escrever para o grupo de contatos posteriormente com um clique.
Contatos duplicados com o premir de um botão
Duplicar contatos também é interessante e prático. Você pode economizar muito trabalho com uma única etapa. Copiar registros de dados é eficaz, entre outras coisas, se você tiver que criar muitos funcionários de uma empresa no Outlook, onde apenas a extensão e o nome são diferentes. Com os atalhos de teclado Ctrl + C e Ctrl + V, familiares no Windows, você pode duplicar facilmente os contatos.
Números de fax e endereços de e-mail separados
Alguns usuários descrevem um problema no Outlook no qual, ao clicar no campo "Para" dos e-mails, números de fax também são usados, além dos endereços de e-mail. Esta é uma classificação incorreta no software que pode ser limpa com alguns cliques. Para fazer isso, você deve evitar que os números de fax sejam exibidos na caixa de diálogo "Selecionar nome: Contatos".
Conecte o Skype e o Outlook via add-in
Vários métodos de trabalho modernos são resumidos sob o termo “Novo Trabalho”. Horários de trabalho flexíveis, digitalização e comunicação eficiente fazem parte do Novo Trabalho. As videochamadas são uma opção bem conhecida e muito frequentada, especialmente desde a pandemia da coroa. Eles oferecem a oportunidade de entrar em contato com pessoas em qualquer lugar do mundo a um custo baixo ou gratuito e imediatamente via Skype, Whatsapp ou Zoom.
O Skype, como parte da família Microsoft, pode ser facilmente integrado ao Outlook. Com o Skype, é possível planejar chamadas ou conferências do Skype no Outlook e atribuir o nome individual do Skype a cada contato. Você também pode usar um add-in para conectar o catálogo de endereços no Outlook e o catálogo telefônico no Skype. Isso garante que não haja redundâncias nos endereços e que haja uma base de dados uniforme.
Resumo e conclusão sobre os contatos do Outlook
Não é difícil organizar contatos no Microsoft Outlook. O Outlook revela todo o seu potencial quando contatos, e-mails, tarefas e o calendário são usados como uma unidade. O Outlook oferece, entre outras coisas, um assistente sofisticado de importação e exportação que pode ser usado para importar contatos de versões antigas ou outros programas. Também é possível exportar ou compartilhar contatos, uma agenda ou listas de contatos com outros usuários internos ou externos. Contatos de grande importância podem ser marcados como favoritos.
A criação de um novo contato no Outlook é possível sem problemas devido à estrutura de menu amigável. É importante ter cuidado na criação de novos endereços e não confundir os campos de nome e sobrenome, por exemplo. O salvamento automatizado de contatos de e-mails recebidos e a filtragem simples de contatos duplicados usando uma função de pesquisa extensa também são essenciais e relevantes para a prática. Microsoft Outlook com seu:
- Área de contato madura,
- Muitas opções práticas e
- Sua superfície estruturada
é uma garantia para usuários inexperientes, bem como para usuários experientes, de gerenciar contatos de uma maneira significativa, a longo prazo e profissional.