Redigir e-mails no Outlook: procedimento e configurações

Com essas etapas, você pode escrever um e-mail do Outlook rapidamente

Escrever e-mails faz parte da vida cotidiana da maioria das pessoas. Tornou-se normal redigir e-mails pessoais ou comerciais, pois os benefícios da comunicação por e-mail são óbvios. Acima de tudo, a velocidade com que uma mensagem chega ao destinatário é difícil de bater. Além dos conhecidos serviços de mensageiro como WhatsApp ou Telegram, o e-mail ainda é um dos meios de comunicação internacionais mais importantes e aceitos.

Isso também se deve ao fato de que há pouco esforço envolvido na composição de um e-mail. Quase todo mundo atualmente tem seu próprio endereço de e-mail. O programa de comunicação por e-mail mais conhecido é o Microsoft Outlook. Tanto na versão paga para computadores Windows quanto na versão gratuita para tablets e smartphones, é utilizado por milhões de usuários todos os dias. Além da escrita convencional de e-mails, as mensagens no Outlook também podem ser criadas a partir de um modelo. Também é possível salvar módulos de texto e inseri-los em e-mails para criar e-mails com mais eficácia.

Tutorial em vídeo: como escrever e enviar um e-mail no Outlook

Escreva um e-mail no Outlook - é assim que funciona

Se você gostaria de escrever um e-mail no Microsoft Outlook, navegue até a guia “Iniciar” na primeira etapa. Na área do menu superior da guia “Iniciar” você encontrará o botão “Novo” sob o item “ Novo botão ”.

Após clicar no campo "Novo e-mail", uma nova janela será aberta. Na janela de mensagem você pode escrever e enviar um novo e-mail.

Se desejar escrever uma mensagem em um papel timbrado diferente, selecione o botão "Novos itens" em vez de "Novo e-mail".

Na opção "Mensagem de e-mail com> Outro papel de carta", você pode abrir e salvar outro papel de carta como plano de fundo para o e-mail.

Os campos de seleção “De”, “Para”, “Cc” e “Bcc” e o assunto são essenciais para compor uma nova mensagem. O seguinte significado está oculto por trás dos campos e abreviações individuais:

campo	significado
a partir de	No campo "De", insira a conta de e-mail da qual sua mensagem deve ser enviada. Se você gerencia várias contas no Outlook, pode escolher de qual conta o e-mail deve ser enviado.
No	O endereço de e-mail do destinatário deve ser inserido no campo "Para". A ordem dos nomes ao selecionar os endereços de e-mail pode ser exibida em ordem alfabética no campo "Para". Gorjeta: O Microsoft Outlook registra todos os endereços de e-mail inseridos na chamada lista de preenchimento automático. A partir das informações armazenadas, o software sugere endereços adequados quando você os insere. Ferramentas gratuitas podem ajudar a editar a lista de preenchimento automático.
Cc	A abreviatura "Cc" significa literalmente "cópia carbono" e significa cópia em alemão. Se um destinatário receber uma mensagem em Cc, ficará claro que ele não é o destinatário principal.
Bcc	O campo “Bcc” significa literalmente “cópia oculta”. O termo em inglês pode ser traduzido como “cópia oculta ou invisível”. Se um endereço de e-mail for inserido no campo Cco, outros destinatários da mensagem não poderão ver para quem o e-mail foi enviado. Para saber em retrospectiva quais destinatários receberam um e-mail seu em Cco, navegue até o campo de seleção "Detalhes" nas propriedades do e-mail.
referência	O assunto de um e-mail mostra o assunto ou a "linha vermelha" da mensagem. É recomendável preencher o campo "Assunto" com um título compreensível. Se nenhum assunto for inserido em uma mensagem, isso pode fazer com que o e-mail seja identificado e classificado como lixo eletrônico pelo filtro de spam do destinatário. Com um identificador compreensível ou uma abreviatura no assunto, você pode mostrar ao destinatário a importância da mensagem. As abreviaturas indicam que se trata exclusivamente de um correio informativo, uma consulta ou uma encomenda.

Além dos campos mencionados, essenciais para o envio de uma mensagem, cada e-mail necessita de um conteúdo específico.

Isso pode ser inserido individualmente no campo de texto da mensagem. Com um clique no campo de texto, o cursor aparece na primeira linha da tela. Como resultado, o e-mail pode ser composto especificamente com texto ou outros elementos de estilo. As seguintes opções de formatação estão disponíveis para você na guia Mensagem:

Copie imagens e texto da área de transferência

Você pode copiar elementos, texto ou imagens da área de transferência e, ao mesmo tempo, optar por copiar o formato do texto, por exemplo a fonte, para o seu e-mail. Imagens e gráficos podem ser inseridos no texto ou anexados ao e-mail como um anexo. Se a imagem for muito grande e tiver um tamanho de arquivo de vários megabytes, você pode reduzir o tamanho do arquivo no Outlook. Isso funciona marcando a imagem a ser inserida e editando os anexos da imagem na guia "Informações" na guia "Arquivo". Com um clique no campo de seleção “Ajustar o tamanho das imagens grandes ao enviar a mensagem”, o arquivo é reduzido automaticamente.

Incorpore lembretes para destinatários em e-mails e cite corretamente

O comando “Sinalizar para destinatários” na guia “Mensagem” é uma ferramenta adequada que você pode usar para lembrar automaticamente os destinatários de responderem a você. Este procedimento salva um ou mais e-mails de lembrete.

Em vez de citar cada e-mail na íntegra ao responder e anexar o conteúdo, você pode definir no Outlook que apenas o último e-mail seja anexado. Esse tipo de envio de e-mail é mais eficiente em muitos casos e ajuda a manter as coisas claras.

A abreviatura predefinida “FW:”, que significa “Encaminhar” na comunicação por e-mail, pode ser alterada e o texto original pode ser identificado, por exemplo, por recuo ou caracteres especiais.

O menu "Texto" - o centro de comando para formatação individual

Se você inserir um texto pessoal no campo de texto, encontrará vários botões no menu "Texto" para formatar o texto. Além de exibir o texto em “negrito”, “itálico” e sublinhando o texto, você pode inserir marcadores ou numeração. Você também pode decidir se seu texto deve ser centralizado, justificado à direita, justificado ou justificado à esquerda e que cor e fonte devem ser usadas. Se o Outlook excluir as quebras de linha em e-mails de texto sem formatação sem formatação HTML, uma alteração nas configurações ajudará a resolver o problema.

O menu "Inserir" - anexar anexos e cartões de visita às mensagens

No item de menu "Inserir" você pode adicionar um arquivo ou um elemento como um anexo ao seu e-mail. Você também pode enviar e-mails recebidos como um anexo de arquivo. Isso pode ser essencial ao enviar por e-mail documentos comerciais em formato PDF ou desenhos importantes.

Se quiser garantir que todas as pessoas com quem você se corresponde por e-mail tenham seus dados de contato atuais, você pode anexá-los automaticamente a todos os e-mails na forma de um cartão de visita digital (vCard) e enviar junto com ele. Além disso, você tem a opção de gerenciar suas assinaturas no item de menu “Inserir”. Uma assinatura é uma seção de texto no final do e-mail que contém informações sobre o remetente. As assinaturas são exigidas por lei em e-mails comerciais.

Se você também deseja inserir a data atual em um e-mail, pode inseri-la com o atalho de teclado ALT + SHIFT + D.

Marcando e definindo a relevância do e-mail

No Microsoft Outlook, é possível marcar mensagens individuais com uma nota de relevância. Emails de alta importância são mostrados separadamente para o destinatário. Apesar deste identificador, não há garantia de que os e-mails marcados desta forma serão processados mais rapidamente pelo destinatário. Por esse motivo, é questionável se a marcação de “alta importância” faz sentido ou se uma chamada pessoal para uma pergunta urgente é mais produtiva.

Ortografia e pontuação - ferramentas integradas para redação profissional

Além das opções na guia “Mensagem”, as guias “Inserir” e “Formatar texto” fornecem opções adicionais para personalizar sua mensagem.

Ao escrever um texto, também é importante que a ortografia e a pontuação no texto sejam profissionalizadas. Erros de expressão ou vírgula distraem e têm um efeito negativo sobre o destinatário. Por esta razão, você pode ter o texto verificado automaticamente na guia “Verificar” no item de menu “Ortografia e gramática”.

Se desejar que o assunto seja incluído na correção pelo corretor ortográfico, além do texto, você deve especificar isso nas configurações do Outlook.

Para versões mais antigas do Outlook, a correção Duden estava disponível como um programa de correção profissional como uma alternativa ao corretor ortográfico integrado.

A aba “Revisão” também oferece a opção de leitura ou tradução do texto no computador. O dicionário de sinônimos ajuda você a encontrar sinônimos significativos para palavras e termos redundantes.

Envie e-mails para destinatários usando o botão "Enviar"

Depois de ter escrito e verificado completamente o texto de sua mensagem, você deve enviá-la na última etapa. Isso é feito na janela de texto clicando no campo "Enviar". Se você não tiver certeza se a mensagem deve ser enviada neste momento, você pode alternativamente ativar a função de salvamento automático.

Após clicar no campo "Enviar" sem ativar a função de salvamento automático, sua mensagem estará na caixa de entrada do destinatário em alguns segundos.

Gorjeta:

Pode acontecer que um e-mail não chegue ao destinatário depois de ter sido enviado. Na maioria dos casos, você receberá uma mensagem de erro do provedor de serviços. Nesse caso, todas as versões anteriores e atuais do Microsoft Outlook têm a opção de reenviar o e-mail em apenas algumas etapas. Isso funciona clicando no botão "Reenviar esta mensagem" na guia "Mensagem".

Se os e-mails não forem enviados quando você estiver no exterior, isso pode ser devido a configurações incorretas da conta. Neste caso, é útil verificar as configurações e a porta SMTP.

resumo

Para usuários antigos do Microsoft Outlook, bem como para usuários inexperientes, é fácil redigir um e-mail com o Microsoft Outlook e enviá-lo a um destinatário. Na guia “Página inicial”, o botão “Novo e-mail” leva à janela de texto para uma nova mensagem. Isso pode ser formatado individualmente e profissionalizado com links, imagens e uma assinatura. Guias e opções adicionais garantem que os e-mails possam ser especificamente compostos e transmitidos a qualquer momento. Desta forma, a comunicação competente por e-mail é possível tanto em um ambiente profissional quanto em um ambiente privado.