Usando o Microsoft Outlook: dicas e configurações

Com esses guias, você se tornará um profissional do Outlook

Adquirir o Outlook como parte do pacote Office ou como uma versão única é o primeiro passo para se comunicar profissionalmente por e-mail, criar tarefas ou gerenciar compromissos. Saber usar o Outlook de maneira correta e intuitiva é mais importante do que a instalação inicial.

As possibilidades do Outlook são diversas e permitem que os usuários se comuniquem profissionalmente. A integração do Microsoft PowerPoint, Excel ou Word resulta em um valor agregado considerável para os usuários do Microsoft Office. Além disso, existem funções importantes que permitem aos usuários se comunicar com rapidez, eficiência e alto nível de competência com o Microsoft Outlook. Para poder usar o Outlook profissionalmente, faz sentido se familiarizar com as instruções escritas e manuais digitalizados que explicam os fundamentos do Outlook e as funções internas.

Tutorial de vídeo no Outlook: como obter o máximo do Outlook

Encontre e classifique mensagens, compromissos e itens

O Microsoft Outlook basicamente torna mais fácil para os usuários usarem o software. Além da estrutura de menu autoexplicativa, os usuários encontrarão instruções integradas no programa e uma função de ajuda clara que pode ser selecionada por meio de um item de menu separado. Isso pode ser acessado a qualquer momento por meio do item de menu “Ajuda” na faixa de menu.

Apesar dessas estruturas amigáveis ao usuário, algumas funções estão ocultas, desconhecidas para os novos usuários ou não reconhecíveis como essenciais à primeira vista.

Uma ajuda essencial além da página de ajuda, cursos de treinamento e tutoriais é a função de pesquisa integrada no Outlook, que você sempre pode encontrar como um campo fixo acima da barra de menu:

Pesquisar no Outlook é conveniente e permite que os usuários definam parâmetros de pesquisa individuais. É possível, por exemplo, pesquisar termos específicos, pesquisar em várias pastas, pesquisar em pastas de arquivo ou escanear uma assinatura de e-mail para termos de pesquisa ao mesmo tempo ou exibir opções de pesquisa avançada.

Embora a pesquisa avançada possa ser encontrada com destaque na área do menu superior na versão atual do Outlook, ela estava oculta nas versões anteriores, por exemplo. Se você não conhecesse a combinação de teclas CTRL + SHIFT + F, seria difícil controlar a pesquisa avançada. Você pode adaptar facilmente a pesquisa instantânea no Outlook 2010 e todas as versões subsequentes às suas necessidades pessoais.

Dica importante para usuários do Outlook 2007 e 2010

Você não consegue encontrar e-mails importantes apesar da função de pesquisa estar ligada? Neste caso, é necessário reiniciar a indexação do Outlook. Isso é especialmente verdadeiro para as versões do Outlook 2007 e 2010, já que ambos os programas usam o índice de pesquisa do Windows para pesquisas. Se este índice de pesquisa estiver danificado, a pesquisa não funcionará mais corretamente. Após a reindexação, seu sistema encontrará todas as mensagens de e-mail normalmente.

Os usuários também devem ser extremamente cuidadosos ao excluir itens diretamente da pasta de pesquisa no Outlook. Como as pastas de pesquisa são exclusivamente virtuais vinculadas às pastas físicas, cada exclusão na pasta de pesquisa aciona uma exclusão “real”. Dessa forma, você está excluindo deliberadamente elementos do Outlook.

Usando a função de classificação do Outlook - dicas e truques

Todo usuário do Outlook sabe disso: se você se esquecer de continuar lendo e classificando as mensagens recebidas no Outlook, rapidamente perderá o controle das coisas. Para enfrentar este desafio, deve-se antes de tudo conhecer e utilizar as opções de ordenação do Outlook. Por exemplo, você pode definir macros e regras na caixa de entrada para classificar e organizar os boletins informativos de forma adequada.

A função de armazenar mensagens enviadas em uma pasta especial do cliente, em vez de geralmente na pasta “Itens enviados”, é empolgante e especialmente útil em um ambiente profissional. A função de classificação automática economiza tempo e mostra claramente todas as mensagens enviadas a um cliente em uma pasta. No catálogo de endereços, você também tem a opção de classificar por sobrenome ou outros critérios que sejam importantes para você.

Qualquer pessoa que administra várias contas de e-mail com o Microsoft Outlook aprecia poder classificar os e-mails recebidos no Outlook de acordo com a conta para a qual o e-mail foi enviado. Esta função útil foi introduzida no Outlook 2003 e ajuda a apresentar as mensagens recebidas de forma mais clara. Também é possível exibir todas as mensagens de um remetente.

A função de exibir e-mails relacionados classificados em uma árvore de discussão é extremamente prática. Esse tipo de organização oferece uma visão geral de todas as mensagens e seu conteúdo, especialmente para projetos longos com um grande número de e-mails.

Em resumo, a função de classificação no Outlook completa as muitas vantagens do software. Com a classificação e as funções de pesquisa extensas e estruturadas de forma lógica, você, como usuário, mantém uma visão geral. Seus e-mails, tarefas, itens e compromissos, bem como sua caixa de entrada, são classificados o tempo todo.

Como usar o Outlook - envie e-mails profissionalmente

Enviar e receber e-mails faz parte da rotina diária da maioria dos usuários do Outlook. Também é interessante que você possa ajustar as visualizações no Outlook de maneira flexível. Por exemplo, é possível exibir apenas as mensagens não lidas para não perder nenhum novo e-mail a qualquer momento. Isso funciona com uma ou mais contas de e-mail. Não importa se você usa vários tipos de contas e caixas de correio diferentes, como IMAP e Exchange, em seu Outlook.

Na mesma etapa, você também tem a opção de marcar suas mensagens em cores diferentes para acompanhamento. As marcações com bandeiras de cores diferentes podem ser marcadas com uma marca de seleção "concluído" a qualquer momento. Dessa forma, você pode ver visualmente quais mensagens ainda precisam ser processadas para acompanhamento.

Gerenciar e-mails lidos e não lidos com competência

Também é prático fazer configurações específicas e, por exemplo, exibir apenas mensagens dos últimos 7 dias ou principalmente e-mails com anexos. Se você também deseja saber quantas mensagens há em uma pasta, você pode exibir isso com alguns ajustes nas configurações do Outlook.

Cópias de mensagens de e-mail enviadas importantes também podem ser colocadas em qualquer pasta. Depois de ler seus novos e-mails, você pode marcar várias mensagens ou pastas inteiras e exibi-las como lidas ou não lidas em sua totalidade. Você pode restaurar e-mails lidos individuais para seu estado original e destacá-los como não lidos. Se você deseja excluir mensagens não lidas, por exemplo, na pasta de spam, isso funciona com combinações de teclas fáceis de usar.

Problemas de sincronização e conexão insuficiente com a Internet

Se houver problemas de sincronização em versões anteriores do Outlook, as mensagens individuais podem ser armazenadas em cache na pasta Conflitos. Faz sentido ver essa pasta em intervalos regulares. Você tem recepção de WiFi inadequada ou problemas com sua conexão de celular e não consegue recuperar e-mails no Outlook de maneira insuficiente? Nesse caso, você pode, alternativamente, ler e escrever suas mensagens off-line. Depois de processar todos os seus e-mails, acesse a Internet e envie suas mensagens. Essa configuração também pode ser interessante para viagens de negócios fora da Europa se o acesso à Internet for caro.

Dica prática:

Se você deseja ampliar seus e-mails para leitura, pode fazer isso com um atalho de teclado. Como alternativa, você encontrará um controle deslizante no canto inferior direito da janela principal do Outlook que pode ser usado para ajustar o fator de zoom com o mouse.

Funções gerais do Outlook e opções essenciais de otimização

Uma função essencial do Outlook para encontrar facilmente e-mails, compromissos ou tarefas é a função de pesquisa integrada mencionada na parte acima. Na versão atual do Outlook, você pode usar facilmente o campo de pesquisa acima da barra de menu para pesquisas de texto completo. Os atalhos do teclado e os limites de pesquisa tornam a pesquisa ainda mais conveniente. A criação de pastas de favoritos também é relevante e eficaz na prática. As pastas favoritas garantem que as pastas usadas regularmente possam ser encontradas a qualquer momento. Arraste as pastas favoritas em uma etapa com o mouse para a área acima da estrutura geral de pastas. Como resultado, você geralmente verá suas pastas favoritas na área superior da visualização.

Além de pastas favoritas e uma organização profissional de e-mails, faz sentido arquivar as mensagens recebidas continuamente. A função de arquivamento automático integrada no software faz o backup automático de seus dados em intervalos regulares. Ele move as mensagens do Outlook para um arquivo externo.

Dessa forma, você, o usuário, pode ter certeza de que mensagens importantes não serão perdidas devido a vírus ou erros do usuário a qualquer momento. O arquivamento automático pode ser interrompido e desligado para pastas ou módulos individuais sem problemas. Se você deseja pesquisar especificamente em arquivos compactados, é necessário abri-los no Outlook. Você pode fazer isso clicando primeiro em Arquivo. Em seguida, selecione Abrir e a entrada Arquivos de dados do Outlook. Na próxima etapa, você pode usar a pesquisa avançada.

Feche todas as janelas em uma etapa

Você conhece isso? Você abriu janelas diferentes no Windows e no Outlook e deve fechá-las uma após a outra. Isso é mais fácil no Outlook usando o comando “Fechar todas as janelas”. No Outlook 365 mais recente, você encontrará a simplificação no menu: "Exibir> Janela> Fechar todos os elementos."

Personalize tarefas, notas e calendário

Especialmente em momentos em que muitos compromissos e tarefas precisam ser concluídos ao mesmo tempo, é importante manter uma visão geral o tempo todo. O Outlook garante isso por meio de diferentes configurações no calendário e nas listas de tarefas. Por exemplo, você pode exibir todas as tarefas importantes claramente organizadas de acordo com a data de vencimento.

Em um ambiente profissional, é imprescindível receber resposta às solicitações de atendimento em curto prazo. O Outlook apresenta as solicitações de reunião de forma clara e oferece aos usuários um valor agregado adicional: No Outlook 2010, você pode ver claramente quais pessoas convidadas aceitaram e quais ainda não confirmaram o compromisso. Esta função facilita o acompanhamento de colegas ou parceiros de negócios inadimplentes e a implementação de compromissos conjuntos.

A função de nota no Outlook também é útil e prática. Em vez de post-its de papel que:

• Faça um escritório e uma mesa desordenados,
• Ignore as regras de proteção de dados e
• Cujo conteúdo pode ser esquecido,

você tem a opção de usar a função de nota ao usar o Outlook. As notas são exibidas na tela de maneira semelhante aos post-its de papel e podem ser exibidas em cores diferentes, se necessário, para melhor diferenciação.

A função de nota pode ajudar os usuários a salvar palavras-chave ou tarefas importantes fora do calendário ou da lista de tarefas no Outlook.

Esvazie a pasta "Itens Excluídos"

Se você receber muitas mensagens e e-mails de spam, a pasta “Itens Excluídos” integrada no Outlook se enche rapidamente. É possível deletar a pasta sem nenhum esforço. Um clique com o botão direito do mouse é suficiente para iniciar o processo de exclusão com o comando "Esvaziar pasta". É importante que a pasta contenha apenas objetos que devem ser excluídos. Por esse motivo, faz sentido percorrer a pasta antes do processo de exclusão final e verificar se há emails excluídos incorretamente.

Você também pode configurar o Outlook para excluir automaticamente todos os e-mails excluídos ao sair do software.

Projete macros e exiba-as no Outlook

No Microsoft Outlook e também em outros aplicativos de software, sempre há sequências de trabalho equivalentes. Neste caso, o Outlook oferece a opção de configurar macros para poder trabalhar de forma mais eficaz. Macros são um conjunto de comandos executados automaticamente. Além das macros, você também pode usar o Outlook para inseri-las na faixa de opções. Desta forma, você tem suas macros pessoais à mão com um clique. Você também pode assinar digitalmente suas macros.

Formate as mensagens como faria no Microsoft Word

Os usuários do Outlook 365 gostam de usar as opções de formatação que aparecem no item de menu “Formatar texto” assim que uma nova mensagem de e-mail é escrita. Os usuários podem decidir se desejam enviar uma mensagem como HTML ou mensagem de texto e em qual fonte ou tamanho de fonte o e-mail deve ser composto.

Em versões mais antigas do Outlook, como o Outlook 2007 e 2010, o software tinha seu próprio editor de e-mail. Ele foi estruturado de forma semelhante ao Microsoft Word. Com o editor, os usuários podem acessar várias funções de design sem precisar usar o Word. Uma função de comentário também pode ser adicionada com as configurações subsequentes.

Encontre modelos facilmente

No decorrer do desenvolvimento do Outlook, o local de armazenamento dos modelos para e-mails ou modelos do Word e Excel mudou. Na maioria dos casos, você pode encontrar seus modelos pessoais no seguinte caminho de pesquisa:

C: \ Users \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.

Outra fonte na qual as configurações do Outlook são armazenadas é o registro. Mais informações sobre como encontrar o registro e quais dados são salvos podem ser encontradas no link a seguir.

Mostrar texto fonte

Uma função interessante para programadores experientes é a exibição do texto fonte das mensagens. Nas versões anteriores do Outlook, clicar com o botão direito do mouse na mensagem era suficiente para exibir o texto fonte. A função está oculta na versão atual do Outlook 365 - mas pode ser encontrada com apenas alguns cliques:

1. Clique duas vezes em uma mensagem cuja fonte você deseja ver.

2. No topo do campo de pesquisa, digite "texto fonte".

3. A opção "Outras ações de movimento".

4. Clique no link e na janela seguinte selecione: "Outras ações"> "Código-fonte".

5. Você pode visualizar o texto fonte da mensagem e copiá-lo ou alterá-lo, se necessário.

Resumo e conclusão

Usar o Microsoft Outlook não é difícil. A aplicação de software foi configurada e desenvolvida de forma a poder ser facilmente utilizada para todas as aplicações de comunicação diárias. A maioria das funções pode ser controlada intuitivamente e está organizada em menus de fácil utilização. O Outlook também impressiona com:

• Uma função de pesquisa sofisticada também
• A possibilidade de agrupar funções com outros programas da família Office, como Excel ou PowerPoint.

Contatos, notas, configurações individuais, compromissos e muitas outras funções completam a funcionalidade do Outlook. Os usuários agem com agilidade ao experimentar novas funções, consultar instruções e manuais e usar dicas para poder usar o Outlook continuamente de maneira melhor e mais eficaz.