Crie seu próprio modelo em apenas algumas etapas
Os projetos agora fazem parte do dia a dia em várias áreas de negócios, como jurídico, construção, marketing ou departamento de TI. Para poder gerenciar o andamento do projeto e as tarefas necessárias, um plano de projeto é útil. O programa Office oferece uma variedade de modelos Excel para planejamento de projetos que podem ser formatados e adaptados ao projeto individual.
O que é um plano de projeto?
O plano do projeto é uma ferramenta de trabalho útil usada pelo gerenciamento de projetos ou pela equipe do projeto. O respectivo plano deve melhorar a comunicação entre as partes interessadas individuais e ilustrar claramente todos os procedimentos e avaliações planejados.
O plano do projeto é um documento de referência vivo no qual, por exemplo, os seguintes pontos são registrados:
- uma lista de todas as partes interessadas envolvidas
- Declarações sobre o escopo do projeto
- a programação relacionada ao projeto ou o processo planejado
- Cálculos de custos
- um planejamento de recursos
- Planos de gestão de despesas
- Planos de comunicação
Além da estrutura analítica do projeto real, também inclui o curso exato do projeto. Em última análise, as informações contidas têm o propósito de responder a todas as perguntas em aberto sobre o seu projeto:
- O que deve ser alcançado com seu projeto?
- Por que seu projeto deveria acontecer?
- Como seu projeto pode ser implementado?
- Quais são os custos do seu projeto planejado?
- Quem está participando do seu projeto? Quem assume as várias tarefas?
- Quando seu projeto começa e termina? Existem marcos a serem considerados?
As 4 fases do planejamento do projeto
Várias opções estão disponíveis para o gerenciamento de projetos, a fim de dividir um projeto em várias fases. O modelo de 4 fases é frequentemente usado, que consiste na definição do projeto, planejamento do projeto, implementação e controle do projeto, bem como a conclusão do projeto.
Por que o planejamento do projeto é importante
O plano do projeto é o guia durante um projeto. É usado para documentar, comunicar, calcular e gerenciar. Um plano de projeto detalhado melhora a comunicação com o cliente e sempre pode ser adaptado aos desejos das partes interessadas usando marcos ou cronogramas declarados. Todas as páginas sabem onde encontrar as informações atuais do projeto. As expectativas do projeto e suas prioridades são registradas por escrito. Ao levar em consideração o planejamento de tempo, todos os envolvidos no projeto sabem quando uma tarefa precisa ser concluída e quanto tempo está disponível para eles.
Onde encontrar modelos para planejamento de projeto
Os modelos Excel adequados para o planejamento do projeto auxiliam no planejamento estruturado do seu projeto. Você tem duas opções para escolher: Por um lado, você pode criar um plano de projeto gratuito com o programa Excel do Office. Por outro lado, você pode encontrar modelos Excel prontos para uso gratuitos na Internet. Você pode baixá-los facilmente para o seu PC para que possa usá-los imediatamente.
O que os modelos do Excel oferecem para o planejamento do projeto?
Aqueles que usam modelos do Excel para seu próprio planejamento de projeto se beneficiam de ferramentas de cálculo integradas e funções do Excel. Com esses recursos do programa, um projeto pode não apenas ser gerenciado de forma eficaz, mas também atraente. Em uma mesa pronta, os usuários têm a opção de
- Fases e (sub) tarefas associadas
- responsável
- as datas de início e término
- o progresso
- Custo e orçamento
para ser inserido. Os modelos Excel para planejamento de projetos podem ser adaptados conforme necessário, por exemplo, se atrasos ou tarefas concluídas devem ser marcados.
Um plano de projeto do Excel também pode ser fornecido com um eixo de tempo estático ou um diagrama. Uma tendência de custo ou análise de tendência de marco também pode ser criada e exibida visualmente. Os marcos podem ser adicionados ao plano do projeto com uma duração ou sem um período específico.
Modelos Excel: planejamento de projeto com o gráfico de Gantt
Uma estrutura analítica de trabalho cuidadosa é a base para o planejamento de compromissos, mas o cronograma do projeto pode ser mostrado mais claramente com um gráfico de Gantt. O Excel oferece alguns modelos para planejamento de projetos na forma de um gráfico de Gantt. Aqui, as atividades do projeto são mostradas em um eixo de tempo declinado com a ajuda de barras. As várias tarefas do projeto podem ser ilustradas por barras horizontais nas linhas correspondentes e seu progresso pode ser rastreado.
Como criar seu próprio plano de projeto em apenas algumas etapas
Você mesmo pode criar e formatar um modelo do Excel para planejamento de projetos em apenas algumas etapas.
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Abra uma nova pasta de trabalho no Excel e insira os seguintes cabeçalhos de coluna nas linhas A6 a E6:
a) Fase / tarefas / atividades / marcos
b) Digite a descrição ou categoria da tarefa
c) Responsável
d) Datas de início e término e duração
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Insira as atividades planejadas e defina marcos, bem como sua data de início, data de término e duração nas células abaixo nas colunas correspondentes. Por exemplo:
tarefa
categoria
Responsável
começar
duração
fim
Crie um conceito básico
Redação
Urso sandra
07.09.2020
5
11.09.2020
Produção de textos
Redação
Urso sandra
12.09.2020
11
22.09.2020
Revisão
Redação
Urso sandra
23.09.2020
2
24.09.2020
Publicar
Redação
Urso sandra
25.09.2020
2
26.09.2020
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Selecione as linhas sob o título da coluna "Iniciar" e selecione via "Inserir > Gráficos "e as barras empilhadas.
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Em seguida, navegue até "Selecionar dados" clicando no diagrama. Aqui você primeiro altera os rótulos dos eixos horizontais (rubrica) clicando em "Editar" e marcando a série de dados sob o título da coluna "Tarefa". Confirme sua entrada.
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Em seguida, clique em "Adicionar" em "Entradas de legenda (série)" e adicione a duração. Para o nome da linha, selecione o título da coluna "Duração" como o intervalo. Marque a série de dados em "Duração" como valores de série. Confirme sua entrada.
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Agora você vai formatar o gráfico e os eixos. Primeiro, clique nos rótulos dos eixos no eixo y e vá para "Opções do eixo> Categorias em ordem reversa" na barra lateral "Formatar eixo".
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Em seguida, clique nas barras azuis da série de dados "Iniciar" e vá em "Formatar série de dados> Preenchimento> sem preenchimento" e "Quadro> sem linha". As barras agora estão invisíveis.
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Em seguida, formate o eixo x clicando nas datas e navegue em "Formatar eixos> Opções de eixo" para "Mínimo" e insira a data de início da primeira tarefa.
Crie modelos gratuitos do Excel para planejamento de projetos e mantenha uma visão geral
O software de planilha Excel é adequado para o planejamento e controle de projetos. Além dos planos de custo e cronograma, podem ser criadas estruturas analíticas do trabalho, cálculos de duração do processo e análises úteis. Os diagramas inseridos ilustram os dados desejados ou a sequência cronológica de certas tarefas no plano do projeto. Isso permite que você acompanhe tarefas importantes, áreas de responsabilidade e o andamento do projeto.
FAQs
Onde posso encontrar modelos do Excel para planejamento de projetos?
Abra o Excel e clique em "Mais modelos" na página inicial. Insira "planejamento do projeto", plano do projeto "ou" planejador do projeto "na barra de pesquisa e selecione o modelo desejado.
Como adiciono uma barra de progresso ao plano de projeto do Excel?
Adicione qualquer número, como 0, 25, 50, 75 e 100, às células vazias. Navegue até "Home> Estilos> Formatação condicional> Barras de dados> Regras adicionais". Insira o valor mínimo e máximo, selecione qualquer cor e confirme sua entrada.
